DESARROLLO DE UNA RED DE PROYECTO

Los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de tomas de decisiones y, lo que es más importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación en la empresas.

En la época actual por la que estamos pasando, es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización. Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

Dirección

La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

Producción.

Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras para tal servicio.

Los Departamentos de Control de Calidad y el de Ingeniería deben orientar al de Compras sobre las especificaciones y propiedades físicas y/o químicas requeridas en los materiales para la producción.

El Departamento de Compras, al conseguir los mejores precios y calidad de los materiales, ayuda a Ventas para que sus montos sean competitivos.

Toda operación realizada por compras, origina un movimiento financiero, y por lo tanto, es la intervención del Departamento de Contabilidad.

La función de Compras incluye el proceso completo de decidir y detallar que se habrá de comprar, en que cantidades, en que momento, de que fuentes y por cuales procedimientos.

Ventas

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende, en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros. El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.

La solicitud o Requisición de Compras, es el origen para el desarrollo y la aceptación de la Orden de Compra, así pues, enlista todos los artículos que deseen adquirirse, se originan en el departamento que requiere el artículo, y para ser autorizada debe ser revisada por el Jefe del Departamento.

Las requisiciones deben contener la descripción completa del artículo pedido, precisándose la cantidad, la fecha en que se requiere, la fecha máxima de entrega, y el lugar donde debe efectuarse la misma.

Esta solicitud debe hacerse por cuadruplicado, Contabilidad, Compras, Almacén, Depto. que solicito el material y archivo.

¿Qué es Planeación?

1. Proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización.

2. Precio, lo que más importa al comprador.

¿Qué es programación?

Conjuntó de acciones con un orden o secuencia determinada y su ubicación en el tiempo.

La planeación y programación sirve para: evitar demoras, optimizar costos, controlar la calidad y controlar inventarios.

En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, interdepartamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son:

1) Comunicar la información

2) Ayudar a evaluar al proveedor y

3) Autoanálisis.

Almacenes

Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relación se complica porque la necesidad de una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo.  

Ingeniería

La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y equipos.

Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.

Contabilidad

La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.

Se dictan normas y políticas en conjunto de:

*Los plazos de crédito.

*Presupuestos y Pronósticos.

Relaciones públicas

La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores,

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