DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE TRABAJO PARA FORTALECER EL PROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICA DE FRICONTEC S.A.S

DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE TRABAJO PARA FORTALECER EL PROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICA DE FRICONTEC S.A.S

Presentado por

Yuri Andrea Ramírez Pulido

Yeison Calle Romero

Deibid Dumer Franco Franco

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

2017

Definición de la problemática

El núcleo de operaciones de la empresa radica en el suministro del servicio de mantenimiento de aires acondicionados, de diferentes clases y en diferentes condiciones. Una de las modalidades de mantenimiento, se ejecuta sobre productos comercializados por la empresa, a nivel preventivo y correctivo, lo que en algunos casos requiere el cambio de piezas que no se tienen en los stock de repuestos, por tratarse de mecanismos de muy baja rotación que por el tamaño de la empresa, no se pueden mantener en un inventario regular, y deben solicitarse a los fabricantes en los casos que se requiera. Al revisar los tiempos de atención en los casos en los que se han requerido repuestos y partes externas, se han encontrado casos en los que el tiempo de atención ha excedido el acuerdo de servicio con el cliente, derivando en sobrecostos que deben ser asumidos por parte nuestra. En este sentido, queremos disponer de un análisis de causas que nos permita ajustar los procesos de atención y asegurar la atención adecuada del requerimiento de los clientes.

Justificación.

Cuando se analiza la situación que se encontró al visitar la empresa y dialogar con la Gerente Administrativa, se pudo identificar que la solución se puede encontrar a partir de la aplicación de conceptos logísticos, que se han adquirido a través del curso.

El proceso específico en el que se enmarca el análisis, es el de compras y aprovisionamiento, ejecutado por el área del mismo nombre, y a través del cual se asegura la disponibilidad de los insumos para poder realizar los mantenimientos programados. Estos insumos pueden ser muy diversos puesto que van desde herramientas especializadas, productos específicos para limpieza de las partes que se desensamblan, repuestos menores, como empaques, tornillos, filtros y piezas de recambio, y por último repuestos importantes asociados a la operación de los sistemas de aire acondicionado, cuya falla independientemente de la causa es corregida por parte del personal de la empresa, siendo facturado de forma adicional al mantenimiento si la falla se registra por mal uso, o siendo incluido dentro de la garantía del producto si es por errores atribuibles al fabricante.

En el momento en el que se requiere disponer de un repuesto importante, el técnico de mantenimiento realiza la solicitud indicando las características específicas del equipo, y el área de compras da inicio al trámite de la orden de compra y la solicitud al fabricante respectivo. Es del caso aclarar, que por política de la empresa los repuestos que se utilizan en las reparaciones son siempre repuestos originales, que se aprovisionan a través de los distribuidores autorizados, o en algunos casos directamente del fabricante.

En estas situaciones, y dado que el volumen de las operaciones de la empresa ha aumentado, gracias a la obtención de contratos de mantenimiento a empresas de mayor tamaño cada vez, con mayor número de unidades de aire acondicionado instaladas, las órdenes de compra de los repuestos importantes han aumentado, lo que ha generado retrasos que no se han podido cualificar de forma adecuada, por lo que un análisis desde el punto de vista logístico del proceso de aprovisionamiento permitirá estructurar propuestas de solución que brinden una mejor dinámica al proceso, ayudando a que la empresa pueda responder de forma adecuada los acuerdos de nivel de servicio que se establecen al momento en el que los clientes contratan los servicios.

Lo anterior, justifica el enfoque establecido para llevar a cabo el trabajo propuesto.

Objetivo General

Diseñar una propuesta de trabajo para fortalecer el proceso de gestión logística de Fricontec S.A.S, buscando mejorar el aprovisionamiento de insumos requeridos para las operaciones de mantenimiento ofrecidas por la empresa.

Objetivos Específicos

Realizar un diagnóstico del esquema de gestión logística de aprovisionamiento de Fricontec S.A.S.

Estructurar una propuesta de trabajo articulada con las dificultades encontradas en la fase de diagnóstico

Aplicar un conjunto de conocimientos específicos adquiridos a través de la formación académica, al problema identificado en Fricontec S.A.S

Marco teórico

La función de la logística de aprovisionamiento en una empresa cumple con diversos objetivos y propósitos. Una definición general del concepto de logística, es resumido por Rolland (1991) donde indica que la logística es la parte del sistema de gestión administrativa que planea, lleva a cabo y controla el flujo de bienes y servicios, así como desde la información desde un punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes. Es de gran interés partir desde este concepto, puesto que integra en su definición el concepto de los flujos que se deben analizar y controlar entre las fuentes y los puntos de consumo, a través de toda la cadena, que es un aspecto especialmente visible en el problema descrito por parte de la empresa Fricontec.

Un concepto que se ha encontrado al realizar la revisión bibliográfica, es el de la logística integral, entendida como el control del flujo de materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar el producto en el punto de venta de acuerdo con los requerimientos del cliente. (Tejero, 2007). La Cadena de Abastecimiento o Supply Chain, es la unión de todas las empresas que participan en producción, distribución, manipulación, almacenamiento y comercialización. (Los Santos, 2006).

Aunque se compra lo necesario para fabricar, vender, el mercado de proveedores puede hacer aparecer nuevas oportunidades que los responsables de Logística detecten con la prospección del mercado suministrador. La función de compras se completa con un estudio sistemático de las posibilidades que ofrece el mercado en cuanto a la satisfacción de las necesidades de la empresa y el traslado al área de producción – ventas de las innovaciones en nuevos mercados proveedores o en nuevos productos. (Ferrín Gutiérrez, 2007).

...