DUCUMENTACION DE SITEMAS

1. Introducción

La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.

Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:

Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.

El diseño del sistema de información administrativo.

Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.

Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.

Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.

Importancia De La Documentación De Sistemas

La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.

La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención.

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.

2. Estandarizacion y normalizacion

Estandarizacion

Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.

Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.

Ventajas De La Estandarizacion

Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.

Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

Asegura que el sistema opere correctamente.

Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

Estandares Básicos De Documentación

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:

Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.

Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

La documentación deberá ser completa.

Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

La documentación siempre se conserva actualizada.

Normalización

Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.

Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.

Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.

Teoria General De Los Manuales De Documentación

Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.

Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios dc acuerdo a sus necesidades.

El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:

Concreto.

Ser preciso y definir los términos utilizados.

Utilizar párrafos cortos.

Utilizar títulos y subtítulos.

Utilizar formas activas en lugar de pasivas.

No emplear frases largas que presenten hechos distintos.

No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia

3. Manual Administrativo

Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que será función de la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto en él satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobación, se estará en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentación.

El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la información necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente dc consulta una vez que el Sistema ha sido implantado.

Contenido

Nombre del sistema

Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.

Equipo Encargado Del Sistema

Nombre del personal encargado del análisis y diseño del sistema.

Resumen Administrativo

Compendio de lo puntos que se describen en el manual, el cual tiene como propósito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe ser único, este deberá conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema.

Planteamiento

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