Definición De Documentos Utilizados En Auditoria

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SOBRE DEFINICIÓN Y ELABORACIÓN DE FORMATOS

Existen diferentes técnicas y procedimientos en auditoria para la obtención de la evidencia, una técnica es un método que se utiliza para obtener la evidencia suficiente y legal que permite dictaminar los estados financieros; se conocen técnicas internas y técnicas externas, dentro de éstas últimas podemos encontrar las siguientes:

 Circularización de clientes.

 Circularización de proveedores.

 Confirmación bancaria.

 Arqueo de caja general y caja menor.

 Inventarios.

 Letra de cambio.

 Cheque.

 Pagaré.

 Libranza.

 Recibo de caja mayor y menor.

 Hoja de análisis.

 Cronograma de actividades de auditoría.

 Acta de constitución de fondo de caja menor.

CIRCULARIZACIÓN O CONFIRMACIÓN

Una de las técnicas de auditoría más empleadas por revisores fiscales, auditores internos y auditores externos en todos los procesos de revisión de estados financieros es la conocida como circularizaciones.

Las circularizaciones consisten en documentos que son remitidos directamente por el representante legal de la empresa auditada y en los que se solicita que algunos de los clientes, o bancos, o proveedores, etc., con los cuales la empresa tiene vínculos comerciales le colaboren haciendo llegar directamente a los auditores o revisores fiscales la información que allí se les solicita para lograr de esa forma un cruce de información que facilite verificar la validez de las cifras financieras que se están auditando.

22. La confirmación consiste en la respuesta a una investigación para corroborar información contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de comunicación con los deudores. [NIA, 1998]

Esta técnica puede ser aplicada de diferentes formas:

Confirmación Positiva: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas circularizadas.

En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar la validez de la prueba. Es de utilidad cuando el volumen de cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las respuestas.

Ejemplo de confirmación positiva:

OFICIO REMISORIO

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 2.00B

Señores

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1 01).

Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se anexa.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro.

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓN

Gerente

FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):

Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA.

Avenida 26 # 1 01

Ciudad

Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. al 31 de diciembre de 2.00A es:

Correcto _____

Incorrecto _____ (En este caso, por favor indicar las causas a continuación)

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

Atentamente,

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

GERENTE

(Firma y sello)

Confirmación Negativa: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la empresa. Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a circularizar. El auditor gana mucho tiempo estudiando solamente las respuestas inconformes.

Ejemplo de confirmación Negativa:

OFICIO REMISORIO

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 2.00B

Señores

MUEBLES Señoriales S.A.

Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1 01).

De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.00A a nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo).

En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos última, el volante adjunto, utilizando el sobre porteado que también se anexa. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de quince días después de recibida la presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro.

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓN

Gerente

FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No.

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