Definición de documento fuente

Definición de documento fuente

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

Documento Fuente

Qué es un Documento Fuente - Tipos de Documentos Fuente

El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.

Tipos de Documentos Fuente

Los documentos fuente se dividen en dos tipos.

Unos son los documentos justificativos, que según las definiciones disponibles son “todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables”.

Y por otra parte están los documentos comprobatorios, es decir aquellos “documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad”.

Documento Fuente: Formato

El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía.

Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrónicos, con el mismo valor que el original.

Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción.

Concepto

Documento fuente es el documento o escrito original debidamente autorizado que una entidad emite o recibe para captar, justificar, controlar y comprobar con evidencia clara que una transacción o transformación internafue realmente efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de información financiera.

Definiciones del DRAE

Comprobante Documento que confirma un trato o gestión. | Confirmar: Corroborar la verdad, certeza o el grado de probabilidad de algo.

Documento base Base: Fundamento o apoyo principal de algo. | Fundamento: Razón principal o motivo con que se pretende afianzar y asegurar algo. | Apoyar: Confirmar, probar, sostener alguna opinión o doctrina.

Documento fuente Fuente: Principio, fundamento u origen de algo. | Principio: Base, origen, razón fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. | Origen: Principio, nacimiento, manantial, raíz y causa de algo.

Documento respaldatorio Respaldar: Proteger, apoyar, garantizar. | Garantía: Seguridad o certeza que se tiene sobre algo.

Justificante Justificar: Probar algo con razones convincentes, testigos o documentos. | Probar: Justificar, manifestar y hacer patente la certeza de un hecho o la verdad de algo con razones, instrumentos o testigos.

Soporte contable Soporte: Apoyo o sostén. | Sostener: Sustentar, mantener firme algo. | Sustentar: Defender o sostener determinada opinión.

Importancia de los documentos fuente

La obtención y conservación de los documentos fuente es necesaria e indispensable porque:

• Los documentos fuente (o sus copias o equivalentes electrónicos) forman parte de la primera fase del proceso contable denominada captación de datos.

• Permiten el control de las operaciones practicadas por la entidad y la comprobación de los asientos de contabilidad.

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