Desarrollo Actividad Aprendizaje 1, Gestion Documental

Desarrollo actividad aprendizaje 1.

1- Como se aplican las funciones para administrar los documentos cumpliendo con la normatividad vigente. (Policía Nacional), área de prevención y educación así:

Control: Se realiza el control de la producción documental en lo relacionado a la elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, histórico y cultural dependiendo el tipo de la empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde la comunidad presenta información que debe ser reservada y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial

Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en este caso se manejan tablas de retención documental la información se archiva según lo establecido en la norma general de archivo, nosotros entregamos nuestro archivo anualmente al encargado del archivo general de la metropolitana debidamente archivado, además manejamos información de reserva, y la información en medios magnético.

Descarte de documentos: En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años, en nuestra institución nosotros no disponemos de la desintegración de los documentos, solo archivamos, los documentos que manejamos son de vital importancia

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