Recicleje Como Actividad Adicional Del Proceso Programa De Gestion Documental

RECICLAJE COMO ACTIVIDAD ADICIONAL DEL PROCESO “PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL”

Patrullero GUMERSINDO CASTELLANOS SERRANO

SECCIONAL TRRANSITO Y TRANSPORTE HUILA

NEIVA (HUILA)

30 DE AGOSTO DE 2009

RESUMEN

Uno de los problemas que afronta la sociedad mundial es el calentamiento global en gran medida al uso indiscriminado de los recursos naturales por parte del ser humano, de allí que somos los principales responsables y directos relacionados con este tema; la falta de conciencia es sin duda la causante de que millones de árboles sean talados diariamente en el mundo y que se acaben ecosistemas, haciendo que muchas especies de flora y fauna hoy en día estén en vía de extinción.

Algo muy importante es que como seres humanos y racionales aportemos en pro de la conservación de los recursos naturales no renovables; para ello es primordial desde la Policía Nacional y como ejemplo para otras instituciones a nivel nacional y porque no, mundial, tomar como base la política del reciclaje de papel y sobre todo conciencia ciudadana.

Todo inicia con la resolución 02764 del 26 de junio del 2008 y de ello parte el ideal de querer ser la primera institución en Colombia en tener un Programa de Gestión Documental, donde se agregue como actividad adicional la recolección y reciclaje del papel.

Está en nuestras manos dar el ejemplo y poner en práctica todos estos proyectos sociales y aportar a la conservación de la flora y la fauna mundial, para evitar el uso indiscriminado de los recursos naturales.

INTRODUCCION

Han sido muchas las veces que hemos tenido en nuestras manos una bolsa negra, seguramente llena de papel o basura como comúnmente la llamamos; la sacamos de la casa para que el camión haga todo el trabajo, pues es nuestro único objetivo, no tenerla en la casa; de igual forma sucede en nuestras oficinas, producimos montones de documentos y papelería, y cuando los hemos enviado y acabado su trámite, en muchas ocasiones innecesario, llenamos el cupo de nuestras papeleras, le escondemos nuestros papeles en los escritorios de los demás, los dejamos amontonados hasta que alguien se dé a la tarea de organizárnoslo, o le dejamos el trabajo al encargado del archivo.

Todo esto nos lleva a pensar en un tema de trascendencia y de mucha importancia en nuestras vidas, se trata del reciclaje, palabra definida en el diccionario de la lengua española como el proceso de recolectar materiales para volverlos a usar.

Este es un proceso para recuperar y aprovechar los residuos que han sido desechados como basura, para ser utilizados como materia prima en la elaboración de nuevos bienes o elementos para el servicio del hombre. Es importante tener en cuenta que en todas las actividades humanas y en los diferentes espacios vitales como el hogar, el colegio, el trabajo y los lugares de recreación, se generan desechos que pueden ser recuperados y transformados mediante procesos específicos, lo que puede llegar a resolver en parte el gran problema que debemos sobrellevar los habitantes de este planeta.

Hoy en día nuestra sociedad ha evolucionado tanto industrial como ecológicamente, y gracias a esto se ha podido concientizar que el ahorrar en nuestro medio ambiente es de suma importancia, ya que con la reutilización del papel estamos economizando energía, podemos mejorar nuestra forma de vida, salvar grandes cantidades de recursos naturales renovables y no renovables, y además en cuanto a los procesos socioeconómicos mayor producción a bajos costos.

Con todo esto se puede ver que el reciclaje del papel ofrece unas asombrosas ventajas y frente a estas ventajas aparece la gran necesidad de poner en marcha una conciencia de reciclaje en la policía Nacional.

DESCRIPCION DEL TEMA

Diariamente en esta institución como en muchas otras de este país sale una cantidad enorme de papel que muy fácilmente puede ser reciclado y reutilizado.

Mediante resolución 02764 del 26 de junio del 2008 la POLICIA NACIONAL adopto el Programa de Gestión Documental y sus políticas de operación, para dar cumplimiento a lo exigido por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, en cuanto al buen manejo de la documentación producida y recibida por una institución; para este caso la Policía Nacional en su artículo cinco de dicha resolución establece las actividades del proceso del “Programa de Gestión Documental”, reconociendo para ello ocho funciones como son la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Si bien establece en su artículo 21, que se debe promover la cultura de CERO PAPEL como medio preventivo para economizar y evitar el gasto innecesario de papel para documentos que carecen de valor, esta no establece que hacer con los documentos que se eliminan en cada transferencia documental según lo establecido por las tablas de retención documental, ya que tan solo un 40% de las series y sus tipos documentales logran pasar de los archivos de gestión al central, entonces tenemos:

1. La documentación que no se transfiere al archivo central por no tener ninguna clase de valor y que según las tablas de retención se debe destruir.

2. La documentación que guardamos porque de pronto más adelante la necesitamos, y que según las tablas de retención no se debían ni siquiera originar, no existen más que en el temor de nosotros.

Así la pila de documentos para destruir es inmensa; se pasa por el pica papel y tenemos un montón de papel para botar, o para deshacernos de ellos, no nos damos cuenta que esa “basura” es la materia prima para economizar nuestro presupuesto anual por papelería, en esa maraña de tiras de papel hay muchas resmas de papel, y mejor aún, unos pesos para economizar.

La Policía Nacional no es ajena a esto, tenemos cientos de oficinas encargadas del proceso administrativo de la institución, donde cada vez que se reúne el comité de archivo para eliminar los documentos que ya no tienen valor sale esta subestimada materia prima y la solución a dos problemas, por un lado la basura, y por el otro la falta de papelería.

Sería un buen ejemplo, como lo ha sido la Policía Nacional, ante la comunidad y las demás empresas colombianas, ser la primera institución en Colombia que tiene un reglamento de archivo, donde se agregue como actividad adicional al Programa de Gestión Documental la recolección y reciclaje del papel, para ello se capacitaría a los encargados del archivo en la dirección general para recolectar el papel para destruir de todas las direcciones y departamentos de policía, aplicarles el proceso de reciclaje y manipular

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