Programa De Gestión Documental

1

TABLA DE CONTENIDO

TITULO................................................................................................................. 5

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 5

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 6

2.1. ANTECEDENTES: ......................................................................................... 8

2.1.1. Descripción del problema. ....................................................................... 7

3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................ 8

3.1. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA: .......................................................................... 9

3.2. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA:........................................................... 10

3.3. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA: ...................................................................... 10

4. OBJETIVOS ................................................................................................. 10

4.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 10

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................ 11

5. MARCO DE REFERENCIA ......................................................................... 11

5.1. MARCO TEÓRICO ...................................................................................... 12

5.2. MARCO CONTEXTUAL .............................................................................. 12

5.3. MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 12

5.4. MARCO LEGAL ........................................................................................... 17

6. METODOLOGÍA .......................................................................................... 17

6.1. ESQUEMA METODOLÓGICO .................................................................... 18

6.1.1. Universo o población. ............................................................................ 18

6.1.2. Muestra. ................................................................................................ 18

6.2. VALIDACIÓN Y CONFIABILIDAD ............................................................... 19

3

6.3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ............. 20

6.4. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS ................. 20

7. HIPÓTESIS .................................................................................................. 21

8. PRESUPUESTO .......................................................................................... 21

8.1. RECURSOS HUMANOS ............................................................................. 22

8.2. EQUIPOS .................................................................................................... 23

8.3. MATERIALES Y RECURSOS PROPIOS .................................................... 21

9. CRONOGRAMA .......................................................................................... 24

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

4

INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Procesamiento de la información y análisis de datos .......................... 18

Tabla 2. Presupuesto ....................................................................................... 19

Tabla 3 Recursos Humanos ............................................................................. 20

Tabla 4 Equipos ............................................................................................... 21

Tabla 5 Materiales y Recursos ......................................................................... 21

Tabla 6 Cronograma......................................................................................... 22

5

1. INTRODUCCIÓN

El archivo de gestión es el archivo realizado directamente por el

empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El número de

consultas para esta clase de archivos es sumamente amplio

teniendo en cuenta que la información conservada allí proviene no

solamente del área en cuestión, sino también de otros organismos,

o departamentos.

El funcionario responsable del archivo debe clasificar los

documentos y conservarlos el tiempo estrictamente necesario fijado

por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre

este las operaciones oportunas, así el archivo de gestión debe

estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuación

y la perfecta localización de información imprescindible para

determinar acciones presentes o futuras de la empresa.

En estrecha relación con la comodidad y conformidad del gran

volumen de información generada y contenida en una organización,

se encuentran los requisitos de ley para contratación en Colombia,

entre los cuales se considera de obligatorio cumplimiento el tener

documentados todos los procesos inherentes a la actividad

económica, en este caso el sector constructor, cuya actividad es

considerada de alto riesgo. Así el adecuado control de datos,

evidenciará el compromiso de la alta gerencia en garantizar la

6

seguridad industrial, el cuidado del medio ambiente y la

responsabilidad social, todo lo anterior enmarcado dentro de los

parámetros de calidad que garantizan la eficiencia y eficacia propia

de los diversos procesos misionales de la empresa.

Estos requisitos de obligatorio cumplimiento, también buscan

establecer aquellos parámetros que el subcontratista debe acatar

para que el sistema funcione de manera tal que el cumplimiento de

los mismos garantice el funcionamiento e implementación del

programa en todos los contratos suscritos por la Entidad.

Así, la metodología a seguir durante el desarrollo del presente

proyecto es la realización de un diagnóstico de la documentación

existente en la empresa SYS CONSTRUCTORES S.A.S,

verificando si esta cumple una lista de chequeo estándar para así

generar un plan de acción documental.

Palabras clave: Diagnostico, evaluación, contratista,

responsabilidad, Gestión documental

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa SYS CONSTRUCTORES S.A.S. presenta deficiencias

...