Programa De Gestión Documental

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TABLA DE CONTENIDO

TITULO................................................................................................................. 5

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 5

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 6

2.1. ANTECEDENTES: ......................................................................................... 8

2.1.1. Descripción del problema. ....................................................................... 7

3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................ 8

3.1. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA: .......................................................................... 9

3.2. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA:........................................................... 10

3.3. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA: ...................................................................... 10

4. OBJETIVOS ................................................................................................. 10

4.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 10

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................ 11

5. MARCO DE REFERENCIA ......................................................................... 11

5.1. MARCO TEÓRICO ...................................................................................... 12

5.2. MARCO CONTEXTUAL .............................................................................. 12

5.3. MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 12

5.4. MARCO LEGAL ........................................................................................... 17

6. METODOLOGÍA .......................................................................................... 17

6.1. ESQUEMA METODOLÓGICO .................................................................... 18

6.1.1. Universo o población. ............................................................................ 18

6.1.2. Muestra. ................................................................................................ 18

6.2. VALIDACIÓN Y CONFIABILIDAD ............................................................... 19

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6.3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ............. 20

6.4. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS ................. 20

7. HIPÓTESIS .................................................................................................. 21

8. PRESUPUESTO .......................................................................................... 21

8.1. RECURSOS HUMANOS ............................................................................. 22

8.2. EQUIPOS .................................................................................................... 23

8.3. MATERIALES Y RECURSOS PROPIOS .................................................... 21

9. CRONOGRAMA .......................................................................................... 24

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

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INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Procesamiento de la información y análisis de datos .......................... 18

Tabla 2. Presupuesto ....................................................................................... 19

Tabla 3 Recursos Humanos ............................................................................. 20

Tabla 4 Equipos ............................................................................................... 21

Tabla 5 Materiales y Recursos ......................................................................... 21

Tabla 6 Cronograma......................................................................................... 22

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1. INTRODUCCIÓN

El archivo de gestión es el archivo realizado directamente por el

empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El número de

consultas para esta clase de archivos es sumamente amplio

teniendo en cuenta que la información conservada allí proviene no

solamente del área en cuestión, sino también de otros organismos,

o departamentos.

El funcionario responsable del archivo debe clasificar los

documentos y conservarlos el tiempo estrictamente necesario fijado

por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre

este las operaciones oportunas, así el archivo de gestión debe

estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuación

y la perfecta localización de información imprescindible para

determinar acciones presentes o futuras de la empresa.

En estrecha relación con la comodidad y conformidad del gran

volumen de información generada y contenida en una organización,

se encuentran los requisitos de ley para contratación en Colombia,

entre los cuales se considera de obligatorio cumplimiento el tener

documentados todos los procesos inherentes a la actividad

económica, en este caso el sector constructor, cuya actividad es

considerada de alto riesgo. Así el adecuado control de datos,

evidenciará el compromiso de la alta gerencia en garantizar la

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seguridad industrial, el cuidado del medio ambiente y la

responsabilidad social, todo lo anterior enmarcado dentro de los

parámetros de calidad que garantizan la eficiencia y eficacia propia

de los diversos procesos misionales de la empresa.

Estos requisitos de obligatorio cumplimiento, también buscan

establecer aquellos parámetros que el subcontratista debe acatar

para que el sistema funcione de manera tal que el cumplimiento de

los mismos garantice el funcionamiento e implementación del

programa en todos los contratos suscritos por la Entidad.

Así, la metodología a seguir durante el desarrollo del presente

proyecto es la realización de un diagnóstico de la documentación

existente en la empresa SYS CONSTRUCTORES S.A.S,

verificando si esta cumple una lista de chequeo estándar para así

generar un plan de acción documental.

Palabras clave: Diagnostico, evaluación, contratista,

responsabilidad, Gestión documental

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa SYS CONSTRUCTORES S.A.S. presenta deficiencias en

la gestión documental del área de recursos humanos por lo cual la

contratación con empresas de grandes capitales no es posible debido

a que las exigencias en cuanto a estos requisitos son de obligatorio

cumplimiento.

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2.1. ANTECEDENTES:

La empresa SYS CONSTRUCTORES S.A.S. presenta una

problemática generalizada en la forma como gestiona los documentos

. La Empresa SYS CONSTRUCTORES S.A.S. comenzó a prestar sus

servicios al público en el año de 1997 en el ramo de construcciones

civiles para empresas pequeñas y arreglos domiciliarios ha ido

creciendo y busca expandir sus servicios a empresas nacionales de

gran reconocimiento no solamente suministrando los servicios

anteriormente mencionados sino también crear nuevas líneas de

servicio en la parte de diseño arquitectónico y de instalaciones del

sistema de aire acondicionado y eléctrico para ello los requisitos

exigidos por sus contratistas se hacen más relevantes de allí nace la

necesidad de certificarse e ir generando el proceso de gestión

documental del área de Recursos Humanos para posteriormente

implementar un sistema integrado de gestión en todas las áreas de la

empresa; en los temas referentes a salud ocupacional, seguridad

industrial, calidad y medio ambiente. Las instalaciones base de la

empresa se encuentran en Bogotá en la cra 13 con 100, cuenta

actualmente con 20 personas como personal de planta y 100 personas

subcontratas para las labores de obra civil, aire acondicionado y

eléctrico. Presta sus servicios en las diferentes ciudades y poblaciones

colombianas donde se han ganado las licitaciones.

Debido a que empresas de índole gubernamental y del sector privado

ya tienen la infraestructura de sus sistemas HSEQ implementados es

requisito obligatorio que SYS CONSTRUCTORES S.A.S. inicie el

proceso de gestión documental en el área de Recursos Humanos para

soportar los sistemas a las empresas grandes y el cumplimiento legal

sea evidente en todos los contratistas.

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Para cumplir con estos requisitos se realizara un diagnostico de la

documentación existente por áreas de la compañía que aporten a la

organización inicialmente documental del sistema de gestión en

Recursos Humanos por lo tanto se verificaran la documentación

pertinente en las siguientes áreas:

 DIRECCION GENERAL Y FINANCIERA

 GESTION HUMANA

 DISEÑO Y EJECUCION DE OBRAS

 LICITACIONES Y CONTRATOS

3. JUSTIFICACIÓN

El mundo globalizado y los tratados de libre comercio influye en

todos los mercados y actividades económicos lo que obliga a que

los procesos de gestión documental

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