Programa De Gestion Documental

2 OBJETIVO

Establecer las referencias conceptuales y la metodología para la elaboración de las Comunicaciones Oficiales generadas en el Comando General de las Fuerzas Militares, con el propósito de racionalizar la producción de documentos innecesarios preservar el medio ambiente y mantener una adecuada imagen institucional.

Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y presentación que demandan los protocolos de la institución.

3 ALCANCE

Este Instructivo es aplicable a todas las comunicaciones oficiales, documentos y registros asociados al Sistema de Gestión Integrado del Comando General, que son elaborados y tramitados por los diferentes procesos del Sistema.

Este Instructivo está dirigido a Comandantes de Jefaturas, Comandantes de Direcciones, Comandantes de Departamentos, Oficiales, Suboficiales, Personal Civil que labora en el Comando General y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos para facilitar su elaboración y presentación.

4 REFERENCIAS NORMATIVAS

• Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

• Ley 527 de 1999 Articulo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

• Código Penal Articulas 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre. reconocimiento y copia de objetos y documentos.

• Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Articulas 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

• Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 Y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

• Circular Intema AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

• NTC 1673 -Papel y cartón: papel para escribir e imprimir'“.

• NTC 2223:1986 -Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir.

• NTC 4436 sobre conservación documental. Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación. Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5.

5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de alguna de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa y que siempre se cierra con un punto.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iníciales y no iníciales de una razón social.

Ejemplo: CAFAM “Caja de Compensación Familiar”.

Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una reunión o situación específica.

Administración de documentos: Toda la gestión que se realiza para elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar, consultar y conservar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Comando General de las Fuerzas Militares.

Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.

Asunto: Síntesis del contenido de la comunicación.

Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre las organizaciones y personas naturales; igualmente entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Circular: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas

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