Actividad 3 Gestion Documental

TALLER UNIDAD 3

• ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Haciendo referencia a mi lugar de trabajo debo decir que cuenta con una ventanilla única de radicación en la que se encuentra un funcionario idóneo y capacitado para tal fin, el cual se encargada de recibir toda la documentación que llega, este funcionario verifica el contexto (dirección, nombre de funcionario, que si labore aun en las instalaciones, oficina, etc) y que el contenido referido se encuentre completo; seguidamente lo ingresa en el programa que manejan donde mediante el diligenciamiento de unas casillas se logra la discriminación del documento hasta el punto de identificar diferentes aspectos (origen, destino, contenido, asunto, anexos, entre otros), posteriormente se distribuye a las diferentes oficinas o dependencias que tengan la competencia para ejecutar o dar respuesta, según sea el caso, al realizar entrega del documento en su destino se diligencia una planilla donde se relaciona el número de radicado que fue asignado por el sistema para el oficio y se deja constancia de recibido de la persona a la que se le entrega

• Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

En mi lugar de trabajo se generan comunicados internos y externos toda vez que tenemos que interactuar con las dependencias y con diferentes entidades gubernamentales, juzgados, fiscalías, sector privado etc. Para diferenciar las comunicaciones internas de las externas cada ofician productora maneja unas siglas abreviadas en 5 palabras donde nos indica el nombre de la oficina.

Las externas siempre viene con el logo de la empresa

• Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

 Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones oficiales internas y externas provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.

 Clasificación: Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos: comunicación oficial y comunicaciones personales.

 Apertura: Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

 Radicación: es el procedimiento por medio donde se ingresa al aplicativo asignándosele un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío”.

 Registro: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro

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