Descripción, Funciones y Estructura de Registro
Enviado por 5KVRD • 30 de Octubre de 2013 • Tutorial • 2.749 Palabras (11 Páginas) • 582 Visitas
Descripción, Funciones y Estructura de Registro.
Descripción. El departamento de registro es la unidad céntrica de funcionamiento de toda institución académica, en el descansan todos los procesos académicos realizados por los estudiantes durante toda su vida universitaria.
Función. Su función es la de la recepción, custodia, seguimiento y mantenimiento del historial académico de los estudiantes. Operar de acuerdo a normas establecidas en los procesos realizado como: inscripción de estudiantes, cambios de carrera, reingreso, emisión de documentos académicos entre otros; así como brindar información académica de interés a toda la comunidad universitaria.
Estructuras de Registro
La dirección de la universidad del Caribe es una dependencia de la vicerrectoria académica, de la cual reciben orden directa .Este esta conformado en la actualidad por un total de 32 empleados , los cuales realizan diferentes funciones donde estas ubicado.
La estructura organizativa de registro es la siguiente
Director (a) de registro………. Yolanda Regado.
Asistente de Dir. Registro…… Zomalia Subelvi.
Encargado de la unidad de servicio,………….. Yenni cortó.
Auxiliares de servicios,…………………………….. danaury pineda, entre otras.
Unidad de procesos, encargado,……………… Argentina Suero.
Auxiliares de proceso académico,…………… Dora Vásquez.
Encargado de área de calificación,…………. jesenia Uribe.
Auxiliar de calificación…………………………… Ramón, Judit entre otros.
Encargado de la unidad de archivo,……………… (confidencial).
Teléfono y Horarios en los cuales laboran
Teléfono……………………… (809-616-1616*234)
Lunes a viernes……………. (8:00 AM - 9:30 PM)
Sábados……………………….. (8:00AM - 7:30 PM)
Domingo…………………… … (8:00AM - 3:50 PM)
Los deberes y responsabilidades Del Director de Registro
La misión del director de Registro es la de ejecutar y supervisar las actividades académica administrativas referentes al registro y evaluación estudiantil, coordinando las labores concernientes a la programación de la apertura de los cuatrimestres o periodos de estudios de la universidad.
Deberes y las Responsabilidades
dirigir y supervisar las actividades del personal adscrito a la oficina, incluyendo los aspectos disciplinarios y de administración en general.
Dirigir y supervisar las actividades las actividades del personal adscrito a la oficina, incluyendo los aspectos disciplinarios y de administración en general.
Velar por el mantenimiento de efectivos sistemas de registro del historial académico del estudiante.
Hacer cumplir los reglamentos relativos a ingreso, retiro, transferencia, cargas académicas, promoción de los estudiantes, y aquellas otras cuya supervisión es responsabilidad de registro.
Controlar la expedición de Record de notas, de manera que no se quebranten las disposiciones reglamentarias de la universidad.
Comprobar la autenticidad de los documentos depositados en registro, con ocasión al ingreso de estudiantes.
Coordinar la remisión de datos provenientes de los procesos de matriculación y velar por la eficiencia de los resultados.
Supervisar la depuración de los expedientes de los estudiantes al recibir sus grados académicos, bien por investidura ordinaria o extraordinaria.
Controlar los listados y libros de expedición de títulos, sometiéndolo a la firma del rector.
Mantener actualizadas el pensum de cada una de las diferentes carreras que se cursan en la universidad.
Recibir actas de calificaciones finales, velando por los cumplimientos de los plazos de entrega.
Mantener el un flujo de información de información inter -departamental, y con el estudiantado general, sobre los requerimientos que sirven de soporte a los procedimientos operativos relacionado con las funciones de registro.
Los deberes y responsabilidades del Enc. De servicios
En el área de servicios existe un ejecutivo al mando de dicha área, ocupando el puesto de Enc.de servicios, quien a la vez es supervisado inmediatamente por el Director de registro y este por una superior la Vice rectora académica, quienes tienen una misión y una series de deberes y responsabilidades dirigidos a los estudiantes en las cuales están;
Misión: verificar que el servicio que se le este ofreciendo a todo y cada uno de los estudiantes por el área de ventanilla sea el mejor.
Deberes y Responsabilidades:
Verificar que el personal que supervisa dé buenas informaciones y correctas.
Verificar que las modificaciones solicitadas por el estudiante estén correctas después de ser realizadas.
Verificar que la selección que se le esta entregando al estudiante sea la misma que el había solicitado.
Verificar que la orientación que se le da al estudiante de nuevo ingreso sea el correcto.
Verificar el trabajo realizado por el personal bajo su supervisión para corregir cualquier error.
Verificar que todos los documentos solicitados para nuevo ingreso estén completos.
Verificar que el personal de ventanilla tenga todo el material necesario para darle el servicio más óptimo al estudiante.
Los deberes y responsabilidades del Enc. De procesos académicos
En el área de servicios existe un ejecutivo al mando de dicha área, ocupando el puesto de Enc.de procesos académicos, quien a la vez es supervisado inmediatamente por el Enc.de servicios y este por un superior el Director de registro, quienes tienen una misión y una series de deberes y responsabilidades dirigidos a los estudiantes en las cuales están;
Misión: supervisar todo el trabajo que se realiza en revisiones de grado, record de calificaciones, certificación y convalidaciones.
Deberes y Responsabilidades:
Dar seguimiento y agilizar procedimiento de convalidaciones de estudiantes de nuevo ingreso.
Verificar documentos académicos, convalidaciones si las tiene, cantidad de asignaturas.
Dar seguimiento continuo a las solicitudes de procesos académicos, ya sean revisiones de grado, certificaciones, revisión de calificaciones, convalidaciones.
Distribuir el trabajo al personal de procesos académicos (entregar las solicitudes que llegan al departamento de cada auxiliar la que le toca).
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