Directrices para la elaboración de las tablas de retención documental

CUADRO COMPARATIVO

CIRCULAR 001 DE 2003

CIRCULAR 012 DE 2004

CIRCULAR 003 DE2015

OBJETO (FINALIADAD)

Organización y conservación de los documentos de archivo

Esta circular tiene como finalidad dar cumplimiento a circular 004 de 2003 en cuanto a la  Organización de las historias laborales con el objeto de que sea ordenada en tal forma que conserve el principio de orden original y se refleje a sí mismo el vínculo existente entre entidad y  el funcionario

Directrices para la elaboración de las tablas de retención documental

APORTE A LA GESTION DOCUMETAL

Tiene como aporte la elaboración de los instrumentos archivísticos como los inventarios documentales y las tablas de retención documental con el fin de Organizar la documentación de tal manera que su consulta se facilite

Como aporte a la Gestión documental se facilitara su acceso y consulta, que garanticen su transparencia; También establecerán los controles de calidad para su custodia, integridad y no perdida de la documentación que lo constituye, elaborando así mismo Instrumentos de descripción Y Archivísticos tale como: hojas de control, rótulos que vendrán diseñados de acuerdo a las políticas internas de cada entidad.

Teniendo en cuenta  que estos instrumentos son necesarios para facilitar la gestión documental como la organización de los archivos de las entidades del estado a partir de la agrupación de los documentos en series y subseries Se Definen los siguientes criterios: 1. Descripción de las Series Y subseries documentales. 2. Definición. 3. Estructura de las TRD. 4 reporte de Las TRD Al RUSD. 5. Criterios de valoración. 6 tiempos de retención y disposición final. 7. Aprobación y firma

CONSERVACIONDEL PATRIMONIO DOCUEMENTAL

 Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y de adoptar las medidas necesarias para la organización, conservación y prestación de los servicios de archivo.

De acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, según criterios técnicos adecuados, para garantizar la conservación del patrimonio documental del país.