EFECTIVO Y EQUIVALENTES E INSTRUMENTOS FINANCIEROS

EFECTIVO Y EQUIVALENTES E INSTRUMENTOS FINANCIEROS

EFECTIVO Y EQUIVALENTES

El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa.

En la práctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo (caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc.

Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja, estén sujetos a restricciones o limitaciones por su disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse de la sección de activo circulante.

Una adecuada administración del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios. Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlos y salvaguardarlos de robos o fraudes.

Por ello es necesario contabilizar correctamente las transacciones realizadas en efectivo, para disponer información confiable y sobre todo oportuna.

Por lo tanto para controlar los eventos económicos del efectivo en caja y bancos se requiere un sistema de control contable que establezca como mínimo los siguientes procedimientos:

a) Exista un control adecuado sobre las ventas mediante el uso de cajas registradoras, notas de venta prenumeradas, recibos, facturas, etcétera.

b) Exista un control adecuado sobre los ingresos y cobranzas mediante la expedición de recibos prenumerados, listados, cajas registradoras, etc., y su monto recibido sea depositado diariamente en su totalidad en una cuenta bancaria.

c) Los pagos menores se hagan a través de fondos fijos de caja y éstos se reembolsen con la expedición de un cheque.

d) Los pagos mayores se efectúen a través de cheques nominativos.

El registro del efectivo en caja y bancos se hace a través de cuentas de mayor separadas, destinándose subcuentas para los diferentes fondos, o cuentas de cheques.

Se debe de establecer el monto máximo para pago en efectivo, para crear el fondo fijo de caja, y así emitir un cheque a favor del encargado del fondo quien aparecerá contablemente como deudor, este tendrá los dineros o comprobantes por el importe del fondo.

Los pagos mayores se harán a través de cheques nominativos, los cuales antes de ser firmados deberán ser aprobados, revisados la recepción de mercancía o el concepto que corresponda, sumas, cálculos, descuentos, facturas o comprobantes, al igual que su vencimiento e igualmente revisar la aplicación contable. Se cancelan los comprobantes al momento de ser firmados los cheques anotando el número de cheque que corresponda el pago.

Los ingresos deberán ser depositados diariamente en su totalidad y según como sean recibidos. El control debe hacerse a través de recibos y prenumerados, listas de efectivo de cheques o giros recibidos por correo, copias de facturas prenumeradas de contado o mostrador, cortes de cajas registradoras, listados de cobranzas efectuadas a través de cobradores, listados de pago de clientes a través de tarjetas de crédito, etc.

Las cuentas de cheques tienen los siguientes movimientos:

Cargos: Depósitos por operaciones de venta, transferencias entre cuentas de cheques, depósitos diversos, créditos operados por el Banco por diversos conceptos.

Abonos: Cheques expedidos, transferencias entre cuentas de cheques, cargos operados por el Banco por diversos conceptos.

Es importante tener el saldo de las cuentas de cheques al día, el cual debe revisarse y cotejarse contar la cuenta de mayor por lo menos una vez al mes y practicarse la conciliación bancaria. Esta última es un documento que informa sobre las partidas por las cuales difiere el saldo en libros con el banco. Esta tiene dos etapas de conciliación:

 En la primera se determinan las partidas de conciliación.

 En la segunda se investigan y ajustan en su caso las partidas de conciliación formulándose una nueva conciliación que contiene las partidas que son producidas por el tiempo en que se registran en la empresa y en el Banco. También incluirán las partidas que deben ser corregidas por el Banco.

Cuando existan efectivo en caja y bancos partidas importantes en monedas extranjeras, se deberá considerar en los estados financieros el método de valuación, su monto, clase de moneda y el tipo de cambio utilizado en su valoración, igualmente cuando existan partidas en metales preciosos amonedados se debe dar a conocer la clase de moneda, las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalencia en moneda nacional.

INSTRUMENTOS FINANCIEROS

Los instrumentos financieros derivados pueden significar inversiones muy rentables y, a la vez, muy complejas, considerando el actual ambiente de negocios. La finalidad de estos instrumentos es distribuir el riesgo de movimientos inesperados en variables financieras (precios, tasas, índices, monedas, etc.) entre los que quieren disminuirlo para asegurar la estabilidad de sus flujos operativos, y aquellos que quieren tomarlo con la finalidad de obtener elevados rendimientos financieros.

La complejidad en el manejo de estos instrumentos exige el conocimiento de sus características, de cómo pueden ser usados, de sus implicaciones, y de la forma de registro y supervisión; de manera que puedan ser utilizados como herramientas para aumentar la rentabilidad de las empresas y disminuir sus riesgos.

A pesar de la complejidad de los instrumentos financieros, resulta necesario establecer reglas concretas que puedan ser aplicables a los diferentes instrumentos financieros actualmente desarrollados, así como aquellos otros que puedan ser desarrollados a futuro, evitando identificaciones específicas que den lugar a interpretaciones inconsistentes y la posible existencia de omisiones

Las obligaciones que se originan por contratos de seguros, se definen como contratos que protegen al asegurado y exponen al asegurador a riesgos identificados de pérdidas por sucesos o circunstancias que ocurran o se descubran en un periodo establecido como por ejemplo: la muerte, enfermedad, incapacidad, daño a la propiedad, lesiones a terceros e interrupción del negocio. Sin embargo, las reglas de este Boletín (del cual se tomo la información) sí se aplican a aquellos instrumentos financieros que

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