EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. Concepto: La logística de aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc.

Dada su importancia existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizada con los sistemas de producción, control y reducción de costos y desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de objetivos.

ABASTECIMIENTO COMO PARTE DEL PROCESO LOGISTICO

Es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa, de los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión productiva.

COMPRAS COMO PARTE DE LA FUNCION DE ABASTECIMIENTO

Compras, es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido.

La Función de Compras, consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena a la cadena de comercialización o de producción.

Deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado.

OBJETIVO DE LAS COMPRAS

 Continuidad del Abastecimiento.

 Negociar precios convenientes.

 Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros.

 Definir el nivel de inventario evitando rotura de stock y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad.

 Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos

 Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stock a niveles adecuados, acordes a la estructura de operación.

RESPONABILIDADES DE LA FUNCION DE COMPRAS

 Desarrollar la estrategia de compra

 Implantar la estrategia de compras

 Seguimiento de las acciones

 Ajuste del Objetivo

GESTION DE COMPRAS

 Planeación: Generación, planes y estrategias.

 Ejecución: Implementar tácticas y acciones

 Control y Seguimiento: Mecanismos de Seguimiento

SISTEMA DE COMPRAS

Modelo Centralizado: Unidad básica de Compras. Se encarga de todas las asignaciones.

Modelo Descentralizado: Unidad Independiente de cada departamento.

ANALISIS DE MERCADO

Estudio de los Mercados de Compra

Se debe hablar de:

 Evolución de los precios de los productos o materiales.

 Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento.

 Identificación de fuente de abastecimientos y su fortaleza financiera.

 Identificación de los términos comerciales más utilizados.

 El nivel de servicio logístico del mercado.

 Costos logísticos implicados en la adquisición de materiales

NEGOCIACION EN COMPRAS

La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en la función de negociación de condiciones establecidas por el cliente.

En todo proceso de negociación es fundamental considerar aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos, para poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente.

EVALUACION DE CLIENTES

 El proveedor debe pasar por un proceso de homologación basado en auditoria de planta.

 El Gestor de Compras debe realizar una clasificación y actualización de loso perfiles de proveedores.

 Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos definidos por la empresa.

 Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de manera presencial.

 Los objetivos específicos de este proceso son:

 Definir prioridades para siguientes periodos, indicadores a ser utilizados, objetivos y límites.

 Asegurar que los objetivos del proveedor y del vendedor se adaptan entre sí en corto y largo plazo.

 Construir relaciones a largo plazo.

EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS

Evaluar permite darle la dirección a las acciones:

Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados.

La eficiencia de las acciones, es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la acción.

La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estén alineados con los objetivos globales que se quiere atender.

La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre sí.

Evaluar permite diseñar y rediseñar las prácticas de trabajo de la institución.

Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cómo se está haciendo, por ejemplo la repetición y registro de materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y capacitar mejor al personal.

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO?

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados a la gestión eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administración Pública.

Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO?

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:

- Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.

- Asegurar el flujo.

- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administración Pública.

- Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión.

- Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución bienes.

- Control

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