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ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA VOLUMEN I LA SECRETARIA Y LA EMPRESA


Enviado por   •  5 de Marzo de 2016  •  Informe  •  11.618 Palabras (47 Páginas)  •  1.822 Visitas

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ENCICLOPEDIA

DE LA

SECRETARIA

ENCICLOPEDIA

DE LA SECRETARIA

VOLUMEN I

LA SECRETARIA

Y LA EMPRESA

PRÓLOGO

        En cualquier empresa, sean cuales sean la complejidad de su estructura y las actividades a las que se dedique, es imprescindible disponer de una secretaria eficiente, que posea buenas aptitudes personales y una sólida preparación profesional. La secretaria constituye la primera imagen de la empresa y de su jefe o departamento en las relaciones con el exterior, y debe saber comportarse con discreción, eficiencia y responsabilidad.

        El trabajo de la secretaria incluye tareas muy diversas, desde contestar el teléfono y tratar  con clientes y proveedores, hasta despachar la correspondencia, gestionar los archivos, redactar informes y memorandos y preparar reuniones, juntas, congresos o viajes. Todo ello requiere una serie de aptitudes personales, como capacidad de organización y gestión, facilidad para relacionarse con las personas, dinamismo y auto control, amabilidad y elegancia en el trato, además de un alto nivel de preparación profesional, como saber idiomas, dominar los programas y aplicaciones de computación que se utilizan en la oficina y tener amplios conocimientos sobre la empresa, la gestión, el mercado, la contabilidad, etc.

        Y sobre todo, ya que por sus funciones la secretaria posee gran cantidad de datos relativos a la empresa, debe garantizar mediante su discreción la confidencialidad de todas las informaciones que estén en su poder.

        Hoy, además, a la complejidad tradicional de las tareas de la secretaria se añade la derivada de los cambios producidos por la transformación y la tecnificación de los sistemas de trabajo, de producción, de comunicación y de mercado. En esta situación de cambio, las formas tradicionales de realizar las múltiples tareas de la secretaria coexisten con otras modalidades mucho más desarrolladas, que incorporan todas las posibilidades de la tecnología ofimática. Para ello, la secretaria debe ser capaz de adaptarse a todo tipo de empresas, desde las de estructura más tradicional hasta las de alto desarrollo y muy tecnificadas. La secretaria debe saber que en uno u otro caso, su trabajo es esencial para el correcto funcionamiento de la empresa.

        La “ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA”, que trata de forma rigurosa sobre todos los temas esenciales relacionados con el trabajo y la empresa y con los conocimientos, funciones y tareas en que una secretaria debe ser competente, se dirige a quienes aspiran a obtener la cualificación profesional necesaria para desempeñar este trabajo. Va dirigida también a aquellas personas que desean promocionarse en la empresa en que trabajan y a las secretarias que quieran poner al día sus conocimientos profesionales.

        Para potenciar el nivel didáctico de la obra, cada capítulo se estructura en tres secciones: una primera en la que se explica y desarrolla la materia; una segunda formada por un texto      a modo de resumen de las nociones y conceptos fundamentales tratados en el capítulo; y, finalmente, un cuestionario que permite repasar los aspectos desarrollados en el apartado y comprobar si se han asimilado de forma correcta.[pic 1]

        Abundando en este interés de auto control de eficiencia de la secretaria, al final de la obra se incluye un cuestionario de auto examen con un baremo de corrección que permite valorar el nivel alcanzado.

        

PLAN DE LA OBRA

La secretaria y la empresa

LA PERSONA

        Qué es el secretariado

        Formación de la secretaria

        Funciones básica de la secretaria

        Perfil psicológico

        Cualidades humanas de la secretaria ideal

        Principios éticos

        Código deontológico de las secretarias

        Cuidados del aspecto personal

        Las relaciones sociales

              La secretaria perfecta[pic 2]

        Cuestionario practico

FORMACION

Y PROMOCION PROFESIONAL

        Necesidad de la formación permanente

        Plan de formación y actualización profesional

        La búsqueda de un puesto de trabajo

        Cómo acceder al mercado laboral

        El curriculum vite

        Los procesos de selección[pic 3]

              El mercado del trabajo

              Los tests de capacidades[pic 4]

        Cuestionario practico

LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

        Organización de la jornada laboral

        Coordinación del trabajo personal y en equipo

                Organización diaria de la correspondencia

                Organización de las comunicaciones

                Simplificación del trabajo administrativo

                Organización de las visitas

                Viajes de negocios[pic 5]

                     Las visitas

                Cuestionario practico

        CONDICIONES

        FUNCIONALES DE TRABAJO

                La oficina: tipos y condiciones

                El mobiliario

                La silla

                Ejercicios para relajarse y cuidar

la postura en el trabajo

                Emergencias e incidentes

                     Características que debe cumplir[pic 6]

...

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