ENTREGA RECEPCION COMERCIAL

PROCESO DE ENTREGA - RECEPCION DE SUCURSAL

ACTUALIZADO AL: 25 DE JUNIO DE 2011

Debido a las necesidades de operación de la empresa, es necesario realizar cambios de gerentes o encargados de tienda, a continuación se presentan los casos y la oportunidad para realizar el procedimiento de entrega-recepción:

Es importante mencionar que los casos que se presentan son de manera enunciativa más no limitativa.

CASO SE APLICA EL PROCEDIMIENTO

1.- Intercambio programado de gerentes o encargados con conocimiento de ambas partes -Antes del inventario físico

2.- Cambio de gerente o encargado por renuncia voluntaria -Antes del inventario físico

3.- Cambio programado de gerente o encargado por bajo rendimiento. -Posterior al inventario físico (Sin conocimiento del empleado)

-Antes del inventario físico (Con conocimiento del empleado)

4.- Cambio de gerente o encargado por fraude (incluye faltante de inventarios) -Posterior al inventario físico

5.- Por apertura de una nueva sucursal - Antes del inventario fisico

NOTA: Es importante que cuando el procedimiento de entrega recepción se realice posterior al inventario físico se comunique vía correo electrónico al gerente de auditoría las razones que conllevan a esta decisión.

PROCEDIMIENTO:

1. El supervisor de tienda proporciona días previos al inventario las instrucciones necesarias al gerente de sucursal saliente, para que la sucursal se encuentre preparada adecuadamente para el conteo de su inventario (Esta actividad se realiza indistintamente si el gerente saliente sabe o no que se le va a cambiar o sustituir, así mismo es necesario dejar evidencia de la actividad mediante un correo electrónico al gerente).

2. El supervisor de tienda días previos al inventario solicita al gerente que tenga al día sus depósitos de ventas, documentación y valores (vales de despensa) enviados a corporativo, quedando pendiente el día del inventario físico únicamente los días del periodo correspondiente a la recolección de la mensajería. (Esta actividad se realiza indistintamente si el gerente saliente sabe o no que se le va a cambiar o sustituir, así mismo es necesario dejar evidencia de la actividad mediante un correo electrónico al gerente)

3. Al llegar a la tienda el supervisor deberá realizar las siguientes actividades:

a) El supervisor de tienda realiza el inventario físico de tarjetas telefónicas, los arqueos de fondo fijo, corte de cajas, depósitos bancarios y efectivo de las ventas de días pendientes de depositar (por lo que deberá comunicarse con el Coordinador de Ingresos para confirmar los depósitos pendientes en su caso) y entregárselos al gerente de sucursal entrante para su custodia y responsabilidad.

b) El supervisor de tienda elabora la responsiva de fondo fijo y recaba firma y huellas del gerente entrante, recabando posteriormente las firmas del gerente de zona y del gerente de operaciones y entregar a contabilidad para su resguardo previa firma de recibido.

c) El supervisor de tienda realiza un corte de los folios de envío de la documentación a corporativo verificando que el gerente de la sucursal este al día en su envío de documentación. En el caso de que tenga días pendientes de enviar, se deberá reunir la documentación (pólizas

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