ESTRUCTURA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

ESTRUCTURA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Para elaborar un indicador de gestión es muy importante reiterar que lo importante no es el logro de los resultados esperados, sino logrados a través del mejor método y el más económico, ya que el cliente desea obtener el mejor producto o servicio final y en el tiempo estipulado, la empresa debe realizarlo con el máximo aprovechamiento de los recursos que tiene.

También se debe tener en cuenta que es muy importante tener en cuenta las razones claras las razones por las cuales se están realizando los Indicadores, ya que esto no puede ser hecho por casualidad. El indicador debe ser acorde a la necesidad de la empresa, pues su resultado debe generar confianza y servirle a las personas encargadas como elemento de análisis para la toma de decisiones.

Con estos Indicadores se pueden controlar:

• Procesos
• Productos
• Resultados Parciales
• Resultados finales
• Su impacto en la Empresa

Para hacer la elaboración de los Indicadores se deben contestar unas preguntas:

¿Qué se hace? : Busca que la empresa describa su actividad principal, es decir aquella que ayudad a cumplir la razón de ser.

¿Qué se desea Medir? : La empresa debe hacer una reflexión y enumerar las actividades prioritarias, especialmente aquellas que consumen más tiempo para el recurso humano.

¿Quién utilizará esta información? : Después de haber de descrito y valorar las actividades se deben seleccionar aquellos funcionarios a los cuales les interesa su resultado, para utilizarlo en la toma de decisiones.

¿Cada cuánto se debe medir? : Se determina la frecuencia con la que se desea obtener la información. Esto dependerá de que datos se necesitan.

¿Con que se comparara? : El indicador debe tener un referente con el fin de realizar comparaciones. Dicho referente puede ser u proceso o resultado tanto interno como externo.

LA ESTRUCTURA DEL INDICADOR

Esto quiere decir que la estructura debe garantizar que su resultado arroje los datos de las variables que se desean medir y el objetivo que se desea alcanzar, así como que sirvan de base para el análisis.

Debe tener la siguiente estructura:

• Nombre: Esto se refiere al nombre del indicador.
• Objetivo: Da las razones por las cuales se realiza el indicador y que se mide.
• Definición: Debe ser simple y claro e incluir la descripción de cada una de las variables que lo componen.
• Responsabilidad: Se definen las responsabilidades de establecer la meta, gestionarla, consolidarla y procesar la información.
• Nivel de Referencia: Estás pueden ser metas, datos históricos, un estándar establecido, un requerimiento del cliente o de la competencia o una cifra acordada por consenso del grupo acordado.
• Forma de presentar los resultados: Se describe como es la forma de presentarse los datos mínimos de las personas encargadas en la toma de decisiones.

Los Indicadores de gestión tienen un ciclo para su elaboración:

CICLO PARA LA ELABORACIÓN DE UN INDICADOR DE GESTIÓN:

Está es sin duda la parte más importante, ya que depende de esta se puede obtener los datos concretos y correctos:

1. Se debe contar con objetivos y planes de gestión: Deben estar bien formulados, ya que permite identificar.es decir que debe ser claro, cuantiadle y preciso, además debe estar acompañado de las estrategias para que sea posible.

1. Identificar factores críticos para el Éxito: Estos son los que se deben mantener bajo control para lograr el éxito de los procesos.

1. Establecer indicadores para cada factor crítico del éxito de gestión: Se deben establecer indicadores que permitan realizar un monitoreo de la gestión en cada una de las etapas y para cada uno de estos debe existir: Estado, Umbral, Indicador de Gestión.

1. El Diseño de la Medición: En este punto es importante establecer las fuentes de información, su frecuencia y la persona responsable de recolectar, tabular, analizar y presentar los datos obtenidos. Las fuentes pueden ser internas o externas

1. Determinar y asignar recursos: La realización de las mediciones demanda recursos como: talento humano, presupuesto, planta y equipo, para poder asignarlos se debe tener en cuenta:

• La medición debe ser realizada por la persona que ejecuta la actividad correspondiente.
• Los recursos que sean utilizados para la Medición deben ser parte de los que se utilizan en el desarrollo de las actividades.

1. Medir, probar, ajustar el sistema  de Indicadores de gestión: La implementación de los Indicadores de gestión debe tener varios intentos para que se logre tener bien optimizado y se debe tener en cuenta:

• Confiabilidad de las fuentes de Información
• Tener datos de varios periodos
• Evaluar la eficacia del Indicador
• Análisis de los datos y de las acciones tomadas
• Frecuencia de la toma de la Información
• Revisar valores y rangos de estos datos
• Proceso de toma y presentación de la información
• A quien va dirigida esta información.

1. Estandarizar y Formalizar: Este es el proceso de especificación, documentación y divulgación de los resultados y su desarrollo queda diligenciado en manuales para su posterior utilización.

1. Mejoramiento Continuo: Hoy en día las empresas deben revisar y analizar constantemente los indicadores al igual que los objetivos y estrategias con el fin de mantenerlos vigentes y darle continuidad para que este se desarrolle.

El mejoramiento continuo le proporciona a la empresa un valor más alto además que la hace más ágil y confiable, por lo tanto la clase de indicadores y su número dependen de los objetivos trazados.

¿COMO SE INTERPRETA EL VALOR DEL INDICADOR?

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