ETAPAS DEL EVENTO CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DEL EVENTO CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo lo conforman dos fases, mecánica y dinámica; de ellas surgen una variedad de actividades encaminadas a alcanzar los objetivos establecidos; este es un proceso sistemático, el cual define las formas de dar uso a factores influyentes tales como: económicos, materiales, ambientales y por supuesto talento humano está ahí; ellos contribuyen a la búsqueda de la máxima eficiencia en el ahorro de los recursos. Organización de eventos, es un proceso de diseño previamente planeado, las actividades dadas dependen de la índole del evento; este contempla las etapas de planeación, organización, ejecución y control; cada una de ellas, comprende diferentes ítems que permiten dar desarrollo secuencia de inicio a fin.

El proceso administrativo dentro de sus fases incluye las etapas de la organización de eventos, pero lo hace de la siguiente manera; fase mecánica, el contenido tratado en esta, es referente a la planeación y organización. Esta fase trata teóricamente lo que se debe hacer, visionando a futuro los resultados esperados, generando propuestas basadas en hechos reales, experiencias u anécdotas, tomados como base, para disminuir así el margen de error en el logro de las metas propuestas; se determinan las actividades a realizar teniendo en cuenta el nivel de inversión o gasto (presupuesto), tiempo requerido, materiales, publicidad, personas integrantes y demás, no obstante se realiza la respectiva jerarquización, asignación de roles y división de tareas; cabe aclarar, lo anterior debe ser flexible a cambios u ajustes los cuales pueden presentarse con días de antelación.

Por otra parte se encuentra la fase dinámica, la cual da entender la puesta en acción de lo anteriormente visionado o planeado; si transportamos esto a la organización de eventos podemos identificar claramente la etapa de ejecución o como muchos lo mencionan el evento, es decir el punto crucial, donde existirá el contacto directo con el cliente, siendo el la persona que dará fe del resultado final de este.

Las dos temáticas tratadas en este contenido, encaminan las actividades y esfuerzos de quienes son participes en una misma dirección con el fin de cumplir e incluso sobrepasar los objetivos propuestos; de esta forma se logra ver reflejado el sistema secuencia de las etapas.

La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización".

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