El Papel Del Contador En La Adquisicion De Un Software

SOFTWARE CONTABLE

Un Software contables un programa de contabilidad o paquete contable, destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Actualmente las características de los Software contables, exigidas por los usuarios han permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al pasado. Así tenemos que hoy en día los Software Contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es decir, en tiempo real. La época de los programas modulares independientes está pasando, ya que los empresarios aun en las pyme, exigen integración total entre todos los módulos de sus aplicaciones.

Para la selección del software el contador debe identificar primero las necesidades de la organización dependiendo de las actividades que realiza, pero ante todo el contador debe conocer muy bien a la empresa, cuales son las características del negocio y los ambientes en el cual se desempeña sean estos internos o externos y evaluando el grado de desarrollo de los sistemas informáticos que en el momento este utilizando.

El contador debe estar informado sobre los diferentes paquetes de software contable que se ofrecen en el mercado y los casos de éxito y fracaso en la implantación de ellos en las empresas. Además evaluar si el software cuenta con las exigencias regulatorias en materia de información contable.

PAPEL DEL CONTADOR PÚBLICO EN LA ADQUISICION DE UN SOFTWARE CONTABLE

Para muchas empresas, seleccionar mal un software contable puede resultar todo un desastre, y este error recaerá sobre el contador público, ya que tiene la responsabilidad de asesorar de manera correcta a la alta gerencia en la adquisición adecuada del software.

Para que el contador pueda hacer una buena elección y se sienta seguro de que la decisión que tomes la correcta, se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. RECONOCIMIENTO: Éste primer paso, hace referencia a que inicialmente debemos educarnos en todas las opciones que estén disponibles en el mercado. Para ello, hay que recurrir a varias fuentes de información:

• Colegas en otras empresas

• Periódicos

• Internet

2. REALIZAR MATRICES: Este es el proceso más largo, pero que al final termina siendo el que más satisfacciones generará. En este paso, lo indicado es realizar una lista en Excel que incluya las siguientes columnas:

• Nombre del Software

• Teléfono

• Página web

• Valor (para mi empresa)

• Tiempo promedio de implantación

• Características (esta parte de la lista debe ser personalizada y adecuada a las necesidades específicas que requiera la empresa)

• Módulos incluidos

• Plataforma

• ¿Hay necesidad de comprar licencias o computadores adicionales?

• ¿Cuantos usuarios maneja?

• Empresas en donde está instalado (con nombre del contacto. Pedir esto al vendedor del software; será el punto más útil de esta lista)

3. ELIMINAR LAS OPCIONES MÁS DÉBILES: Seleccionar un buen paquete de software contable comienza por eliminar los paquetes que no se ajustan a la realidad de la organización.

4. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Regularmente, el software contable es distribuido de dos formas: por la casa matriz, o por distribuidores autorizados.

En ambos casos, es importante conocer quién se hará responsable por la instalación en su organización, cómo será el soporte, y si tienen personal para que se desplace o proporcione ayuda cuando se necesite. Lo ideal sería pedir una cita para que hagan una demostración, con esto, se podrá medir la gestión del proveedor, con el fin de saber cómo será el soporte post-venta.

Si toma una semana concertar una cita, es recomendable descartarlo, pues si no han tenido pronta respuesta para dar una demostración, es de suponer que de la misma manera será una vez se ha realizado la venta.

5. LA CITA CON LOS “FINALISTAS”: Cuando ya se han seleccionado las empresas que ofrece en el software que mejor se adapta a las necesidades de la organización, es importante escuchar y permitir hacer su demostración. Esto incluirá diapositivas en PowerPoint, demostraciones en vivo y posiblemente instalación de una versión demo. Cuando el software esté instalado, hay que tener en cuenta que si no se pudo hacer algo con el software, no necesariamente indica que no se podrá hacer. Es normal confundirse, esta etapa del proceso requiere de paciencia, y para eso, es recomendable aclarar cualquier duda con los expertos.

6. LLAMAR A LAS REFERENCIAS: En este paso se comparará lo que prometió el vendedor con la realidad, verificando con las personas que han implementado el software, y para esto, es necesario realizarles preguntas como:

• Hace cuanto usa el software X

• Cuánto le demoró en la instalación

• Nombrar aspectos negativos

• Si tuviera que volver a escoger, ¿qué otras opciones contemplaría?

• Si recomienda el software

Con esta información, se tiene la posibilidad de distinguir entre “Buen producto / Mal distribuidor” o “Mal Producto / Buen Distribuidor”. O puede ser que ambas sean buenas, lo cual permitirá seguir al siguiente paso.

7. TOMAR LA DECISIÓN FINAL: Para escoger finalmente el software contable que implementará la organización, se debe tener en cuentas aspectos como:

• ¿Cuál es más fácil de usar?

• ¿Cuál tiene la tecnología más compatible con la empresa?

• ¿Cuál ofrece más posibilidades de reportes?

• Relevar y listar las necesidades a satisfacer

• Determinar las cualidades que debería tener el producto a incorporar,

• Distinguiendo entre lo ideal y lo aceptable

• Evaluar los productos estándar y a medida disponibles en el mercado

• Calcular los costos demandados por cada alternativa

• Decidir junto con la gerencia general

SELECCIÓN DEL SOFTWARE

Enumeraremos algunas cuestiones que son esenciales a la hora de preparar una lista de datos e informes imprescindibles en la adquisición del software:

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