El Proceso Administrativo

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos. Administración es una palabra procedente del latín, administratione, que significa dirección, gestión o gerencia, donde el prefijo ad- significa dirección, tendencia, hacia, y el vocablo minister significa obediencia, al servicio de, subordinación. Este término también proviene del latín ad-ministrare, que significa servir, o ad manus trahere, que significa gestionar o manejar. De esta forma, el término administración se refiere al funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u organizaciones que están al servicio de otros.

En el proceso administrativo existen cuatro etapas que son: planeación, organización, dirección, control.

A continuación se explica cada etapa con sus respectivos principios.

PLANEACIÓN.

La planeación es un proceso continuo por lo tanto, ningún plan es definitivo: está siempre sujeto a revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el producto final sino un informe provisional.

El proceso que se describe a continuación es una síntesis en que se integran los pasos recomendados por varios autores. El orden en que se dan las partes del proceso no representa el orden en que se deben llevar a cabo, solo refleja una opinión en que suele ser conveniente comenzar a pensar en ellas.

1. Formulación del problema.

2. Identificación y diseño de soluciones.

3. Integración del Plan y el Control de resultados.

1. Formulación del problema, si se trata de un conjunto de problemas, surge cuando se hallan en conflicto situaciones no controladas con situaciones deseables. Para definir claramente la problemática se requiere entender la situación actual así como las causas pasadas y presentes que dieron lugar a ella; a este análisis se le llama diagnóstico.

2. La identificación y diseño de soluciones crea o descubre las soluciones que responden al estado deseado y los objetivos formulados, siendo sus subactividades las siguientes:

• Generación de alternativas.

• Evaluación de alternativas y selección de la mejor.

Es evidente que para alcanzar esos estados futuros deseados existen diversos medios, los cuales constituyen el concepto de alternativas, mismas que dan pie para introducirnos a la técnica conocida como Ingeniería económica o sea el conjunto de principios y técnicas relativas a la comparación de alternativas desde un punto de vista económico.

3. La Integración del Plan y Control de Resultados, la cual tendrá como funciones la continua corrección, mejoramiento y adecuación del plan, estando constituida de las siguientes subactividades básicas:

• Establecer un plan estratégico.

• Formular programas.

• Formular proyectos.

• Integrar programa operativo y presupuestal.

En el proceso de planear, las etapas básicas que debidamente organizadas, son necesarias desarrollar son las siguientes: Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?). La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que pretende alcanzar el grupo social. Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN.

Principio de previsibilidad.Este principio puede formularse como sigue:

“Las previsiones deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el número de factores e intervenciones de las decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta.

La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.”

Aplicación del principio

Recordando los distintos estados en que puede encontrarse nuestra mente frente a la verdad, sobre todo para la previsión del futuro, encontramos tres situaciones básicas.

a) Certeza: excluye el temor de equivocarse. Si se funda en la esencia misma de las cosas, se da la certeza metafísica, absolutamente infrustrable. El cumplimiento de las leyes de la oferta y de la demanda, sobre todo, para grupos sociales muy grandes y en situaciones extremas.

b) Incertidumbre: para el efecto de la previsión de lo que habrá de ocurrir, implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo se presentará los acontecimientos de lo futuro, ya sea porque no tenemos bases para deducir un extremo o el otro. La incertidumbre sólo se da cuando no somos capaces de llegar a conclusión alguna sobre lo que podrá ocurrir en un determinado caso o aspecto.

c) Probabilidad: la constituye aquel aspecto en el que, sin estar seguros sobre el sentido en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, tenemos motivos serios y fundados para concluir que mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro.

Nuestras previsiones serán más válidas y confiables cuando:

1. Cuanto más analíticamente estudiemos cada uno de los factores que han de intervenir en la realización de los hechos futuros en que descansará el éxito de nuestra empresa, y no sólo el conjunto de ellos, global y empíricamente considerado.

2. Cuanto más nos fundemos en hechos objetivos, y no en meras opiniones; de preferencia los ocurridos en nuestra empresa y aun en otras empresas y otros sectores.

3. Cuanto más podemos aplicar a ala determinaciones de estos factores medidas, sobre todo estadísticas y de cálculo de probabilidades.

Principio

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