El control de gestión en las organizaciones

a. El control de gestión en las organizaciones.

El control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla.

Para implantar un sistema de control de gestión en una organización, el proceso, expuesto sintéticamente, implica:

• Conocer acabadamente la organización

• Obtener información completa de cada área en cuanto a su organización y actividades (organigrama, manuales de normas y procedimientos, de puestos y funciones,... delegación de autoridad y asignación de responsabilidades,...).

• Conocer los insumos utilizados o servicios prestados por cada área en todos sus aspectos (características, volúmenes, costos, mercado, consumidores o usuarios, proveedores,..).

• Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y como respaldo a los objetivos de la dirección superior (mecanismos de control interno).

• Conocer y evaluar los sistemas de información, qué información producen y quién la utiliza.

• Obtener del contexto toda la información necesaria vinculada a las actividades de la empresa.

• Analizar las necesidades de información para un adecuado control integral.

• Definir de los indicadores fundamentales para el control de la gestión (tablero de comando):

-- determinar los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de definirlos como fortaleza o como debilidad (parámetros de alarma).

-- determinar la información básica requerida para su construcción, identificar las fuentes de información y a los responsables de proveerla en tiempo y forma.

• Analizar objetivos versus resultados obtenidos para llegar a un diagnóstico:

-- determinar si los resultados obtenidos se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia.

-- efectuar un análisis para determinar causas y efectos: analizar todas las variables internas y externas (del ambiente competitivo, nacional y microambiente) que llevaron a la gestión de la empresa a obtener esos resultados.

• Elaborar un informe que contenga las recomendaciones a la dirección superior.

Emitido el informe para apoyar a la dirección superior en su indelegable atribución de tomar decisiones estratégicas y políticas finaliza la tarea del control de gestión: el proceso de toma de decisiones compete a la dirección superior.

b. Control de Gestión Administrativa.

El primer concepto se deriva de la idea de “supervisión”. En este sentido controlar significa verificar que las cosas se desarrollan dé acuerdo con lo que se desea. Dicho deseo pude formularse con mayor o menor precisión, en forma de objetivos.

El otro significado está asociado a la idea de “dominio". Controlar es dominar, y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión. La persona domina una situación mediante un mecanismo de comparación de lo real con lo deseado, ordenando las acciones para corregir la actividad y alcanzar el óptimo.

Para que efectivamente haya control, debe haber junto con la medición o evaluación una acción correctiva. Esto implica necesariamente que previo al control se debe haber definido un patrón de comparación, una regla de medición, una unidad de medida y un instrumento de medida.

En definitiva, se entiende por control toda acción correctiva que, a partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las desviaciones entre sí.

c. Tipos de Controles.

1.- Controles Informales, que están determinados por:

• La cultura organizacional.

• Los estilos de comportamiento individual.

• Las pautas del entorno global y del sector, para conocer las oportunidades y amenazas que allí surgen.

2.- Controles formales, que están compuestos por:

• La planificación estratégica de la Organización.

• Los sistemas de información que la Organización tenga implementados.

• El tipo de la estructura organizaciona.

d. Entorno de control.

El entorno de control tiene una incidencia generalizada en las actividades de la organización, influye sobre las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y en la supervisión. Obviamente la cultura organizacional influye sobre el entorno de control.

La base fundamental del entorno de control está determinada por el personal y su nivel de concientización sobre éste, es por ello que las organizaciones se esfuerzan por tener recursos competentes e inculcan un sentido de integridad y control. A tal efecto establecen políticas y procedimientos adecuados, y a menudo con un código de conducta escrito.

Un sistema tiene un entorno interno y otro externo. El primero lo forman los elementos en que funciona el sistema. En una organización, estos son el personal, los usos y costumbres que ayudan a determinar la conducta de los individuos y las instalaciones físicas. El entorno externo lo constituyen las fuerzas que afectan a la organización, estas fuerzas afectan también el modo en que se conducen los individuos en la organización.

e. Un sistema tiene un entorno interno y otro externo.

1.- El Entorno Interno:

Una organización tiene un conjunto de reglas, directrices, descripciones de los trabajos, procedimientos de actuación normalizados, usos y costumbres, y un código de ética que influye en la conducta de sus miembros.

El control de gestión se ve influido también por la cultura o clima de la organización. El aspecto más significativo del clima es la actitud de la alta dirección respecto al control, esta actitud penetra hasta el último rincón de la organización. La cultura se ve asimismo afectada por los factores inherentes a la naturaleza del trabajo que realizan los centros de responsabilidad.

2.- El Entorno Externo:

Los factores del entorno externo que influyen en el control de gestión se pueden ordenar en torno al concepto de incertidumbre. La incertidumbre se debe tanto al conocimiento adecuado de lo que ocurre o va a ocurrir y de la dificultad de predecir lo que sucederá realmente como consecuencia de una línea de actuación dada.

Entre los factores que son posibles de considerar están:

El Ciclo de vida del producto, la naturaleza de los productos, la naturaleza de la competencia, las fuentes de aprovisionamiento,

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