El control de las organizaciones

El control de las organizaciones

Control: comprende un proceso mediante el cual se garantiza que los comportamientos y el desempeño se ajusten a los estándares de la organización, entre los que hallan reglas, procedimientos y objetivos.

TIPOS DE CONTROL

Controles preventivos: son mecanismos destinados a disminuir errores y, por tanto, reducir al mínimo la necesidad de acciones correctivas. Las reglas, reglamentos, normas, procedimientos de reclutamiento y selección y los programas de capacitación y desarrollo funcionan principalmente como controles preventivos. Dirigen y limitan las acciones de empleados y gerentes por igual.

Controles correctivos: son mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar acciones o resultados indeseables y, por ende, conseguir el apego a los reglamentos y las normas de la organización.

Fuentes de control.

Control de los participantes: se expresa de manera de presiones de fuentes externar en las organizaciones para que modifiquen sus acciones. Recuerde que los participantes pueden ser sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, accionistas y otros que tienen intereses directos en el bienestar de una organización. La comercialización ecológica consiste en promover bienes y servicios considerados favorables para el medio ambiente, lo que hace “responsables con el ambiente” a las organizaciones que practican este principio.

Control Organizacional: comprende las reglas y procedimientos formales para prevenir o corregir las desviaciones de los planes y la consecución de los objetos deseados.

Control de grupo: comprende las normas y los valores que comparten y mantienen los miembros de los grupos mediante recompensas y castigos.

Autocontrol individual: consta de los mecanismos orientadores que operan consciente e inconscientemente en cada persona. Las normas de profesionalismo son un punto de referencia cada vez más importante para el autocontrol individual

Clasificación de control

Los controles se pueden clasificar considerando en base a quién y cómo establece las normas y sistemas de verificación. Esta tipología asume tres variantes.

Control burocrático: es el que emplea los instrumentos que definen tal sistema de administración.

Control de mercado: emplea mecanismos de funcionamiento de un sistema económico de libre competencia. El control de mercado se realiza a través de conceptos económicos, principalmente costes y precios. El control de mercado se efectúa a través de índices de productividad; cuotas de mercado, coste unitario y cuentas de resultados.

Control de clan: institucionaliza los valores culturales de la empresa como normas de referencia. Valores compartidos, hábitos y compromisos para regular la conducta de los miembros de la empresa. Estos se consideran miembros de una gran familia, desarrollando una lealtad y un compromiso personal para el respeto y logro de objetivos. El control es informal y no requiere de reglas escritas o medibles.

TIPO DE CONTROL PROCEDENCIA PERCEPCION

Burocrático Interno a la Organización Visible, escrita y conocida

Mercado Externa a la Organización Visible, numérico y conocido

Clan Interna a la Organización Inmaterial y compartido

REQUISITOS DEL CONTROL

Los requisitos para que el control desarrollado sea eficaz los podemos resumir en los siguientes:

Comprensibles (claridad y simplicidad); comprender perfectamente que es lo que se pretende con el control. La claridad de formulación y la simplicidad del planteamiento incidirán decisivamente en la comprensión y eficacia del mismo. El grado de complejidad debe reducirse en la medida que se desciende en la jerarquía de la pirámide organizativa.

Adaptabilidad: incorporara mecanismos de regulación capaces de adaptarse a las circunstancias cambiantes. Concebido el control para servir a una actividad empresarial, nunca deberá constreñirla y, por tanto deberá contar con una elevada flexibilidad.

Eficacia y eficiencia: la primera exige capacidad para generar las señales pertinentes en los momentos oportunos. La segunda, demanda un control que justifique su coste. Ante un problema, debemos considerar siempre cuales son los costes y beneficios que nos reporta el empleo o la intensificación de los mecanismos de control. En ocasiones, implantar o profundizar un control empeora la situación económica de la empresa, siendo más rentable su eliminación o su transformación.

Continuidad: debe realizarse de manera continuada, aunque en determinadas actividades baste la comparación del curso de la actividad en unos momentos concretos.

Seguridad y objetividad: la empresa ganará en seguridad y objetividad en sus controles utilizando sistemas diseñados de manera rigurosa e imparcial y con técnicas e instrumentos que apoyen los criterios de los directivos para evaluar desviaciones y aplicar las medidas correctoras. Los controles serán objetivos en la medida en que no puedan ser manipulados ni tergiversados por algún individuo o grupo, por esto es recomendable que todas las normas de control sean cuantificables y las mediciones sean válidas y fiables.

Adecuación y aceptación por los miembros: los resultados alcanzados por un dispositivo de control serán operantes y significativos si dicho dispositivo se adecua a la función o actividad a controlar. Los controles deben adaptarse a las personas a las que se dirigen y al objeto que se controla. Un control que provoque fuertes reacciones de hostilidad entre las personas encargadas de emplearlo, condena a aquel al fracaso.

Acción correctiva de desviaciones: la información de cualquier desviación de los planes debe llegar en el tiempo preciso para que sus efectos puedan ser determinados y, en su caso, modificados. De la misma manera, las medidas correctoras deberán aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados. Si un control descubre una desviación, esta necesita ser rápidamente corregida. Para llevar a cabo esto, todo control, además de descubrir la desviación a tiempo, debe señalar el lugar donde se ha producido, el responsable y como se puede subsanar. La situación ideal es marcar la desviación antes de que ésta realmente se produzca.

Enfoque de puntos estratégicos: deben controlarse áreas donde las desviaciones sobre los estándares sean más relevantes o generen consecuencias graves. Según se ha dicho el directivo debe concentrarse en las excepciones que afecten a puntos vitales para la marcha de la empresa.

Deben reflejar la estructura de la organización: los controles deben establecerse de forma que estén atentos a los puntos críticos o puestos

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