Control Organizacional

El control organizacional como mecanismo de retroalimentación

El concepto de control tiene muchas acepciones, pero en el entorno de empresa una definición adecuada lo describe “como el proceso formal que busca influenciar la conducta de la gente que trabaja en la organización, a propósito de intentar alcanzar los objetivos más importantes de ésta”. La gente que labora en una organización tiene diferentes intereses, tareas, perspectivas y desde luego procesos de pensamiento y ejecución, por lo que su trabajo requiere de ser integrado y dirigido, creando así la necesidad del control.

En la ausencia total de control y de motivación para que el trabajo se oriente hacia una dirección deseada, las personas actuarían tratando de lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades personales, lo que seguramente podría diferir de aquellos organizacionales. El nivel adecuado de control es un equilibrio delicado que pretende alcanzar un óptimo que no apriete demasiado (burocrático), y que tampoco sea muy holgado (caos).

El sistema de control organizacional, pretende crear congruencia y alinear los objetivos personales con los de la organización. A medida que la organización crece, o se vuelve más compleja (por ejemplo cuando tiene más empleados o está en un área geográfica muy dispersa), la necesidad de los sistemas de control es más obvia, inclusive llega a representar una necesidad "urgente". En una empresa pequeña el dueño puede asumir varias funciones entre ellas la de control, mientras que en una muy grande, esto sería imposible, por lo que se requiere de mecanismos formales y diversos.

Los sistemas de control requieren de algunos elementos indispensables para orientar el trabajo humano hacia la congruencia y el alineamiento mencionado, como lo son: la Motivación, Integración, Información y Facilitación.

La retroalimentación en este sentido, proporciona información acerca de las operaciones y sus resultados, y puede ser:

a. Correctiva cuando produce la información necesaria para mejorar el desempeño de cada una de las operaciones.

b. Evaluativa si informa acerca del estado general del sistema y sirve como base para la administración de recompensas o castigos.

Toma de decisiones

La toma de decisiones es la acción previa que realizan los directivos o personal superior para encaminar los esfuerzos de las personas en función de las principales necesidades de la organización. Las estrategias y la forma como se toma las decisiones deben ser analizadas cuidadosamente.

El proceso ideal para llevar a cabo la toma de decisiones puede ser desglosado en seis etapas:

1. Identificación y diagnóstico del problema

2. Generación de alternativas

3. Evaluación de alternativas

4. Selección de la mejor decisión (toma de decisión)

5. Implementación de la decisión

6. Evaluación de los resultados de la decisión

Tipos de decisiones

La toma de decisiones es una de las cualidades más valiosas en los profesionales exitosos. Entre los tipos de decisiones en Gerencia, encontramos:

• De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido

• De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

• Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión más exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.

• Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible

Herramientas para la toma de decisiones

Entre las herramientas más destacadas a la hora de tomar una decisión, se encuentran:

Programación Lineal:

• Es una técnica de decisión que ayuda a determinar la combinación óptima de recursos limitados para resolver problemas y alcanzar los objetivos organizacionales.

Para que sea aplicable, la Programación Lineal debe reunir los siguientes requisitos:

– Tiene que optimizarse un objetivo.

– Las variables o fuerzas que afectan los resultados poseen relaciones directas o en línea recta.

– Hay obstáculos o restricciones sobre las relaciones de las variables.

• Sin las restricciones de la Programación Lineal incluyen la maximización de la producción, minimizar los costos de distribución y determinar los niveles óptimos del inventario.

Teoría de Juegos:

• La teoría de los juegos fue desarrollada por los científicos Neumann y Morgenster.

• Esta teoría implica el uso de la estrategia de mínimo pensar.

• Pueden ser un tanto limitado y en consecuencia la decisión se basará en antecedentes demasiado estrechos, también es posible exagerar la tradicional y mantener un estatus que sea demasiado rígido.

• Las decisiones se expresan en términos cuantitativos, tales como un determinado número de ventas obtenidas, unidades compradas, etc.

• El juego proporciona al gerente, práctica, conocimiento y la oportunidad de mejorar las acciones administrativas.

La Técnica Montecarlo:

• Es un método simplificado de simulación, pero también incluye factores de probabilidad.

• La simulación es guiada por un muestreo al azar para tomar en cuenta la probabilidad de que el evento suceda.

• El Montecarlo es un medio de tanteo para ver qué sucedería cuando ciertos eventos, normales y anormales, se presenten.

• Este enfoque es productivo y dice lo que probablemente sucederá en los eventos reales sin analizar los eventos comprobables existentes. Las aplicaciones posibles son muy numerosas.

Histogramas:

• Es una gráfica que muestra la distribución de los datos.

• Se construye con los datos recogidos en una tabla de frecuencias, es un cuadro que divide el rango entero de datos en varias secciones que pueden ser o no iguales para comparar la frecuencia de la ocurrencia de cada sección.

• El histograma construido a partir de la tabla de frecuencias adopta la forma de una gráfica de barras, con columnas que representan las frecuencias (veces) con la que aparecen los datos en las diversas secciones del rango.

• El procedimiento de elaboración de un histograma es el siguiente:

– Recolectar datos

– Calcular el rango (R) para la colección de datos

– Determinar la amplitud de sección

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