Control organizacional

IV UNIDAD: CONTROL

1.- Definición de Control:

Control: es el proceso de vigilar el desempeño, compararlo contra las metas y corregir las desviaciones. Fernández, V.,  Ávila, J., y Meléndez, D. (2014).

Control: proceso mediante el cual una persona, un grupo o una organización vigilan el desempeña y emprende acciones correctivas. Hellriegel, Jackson y Slocum (2002).

Control: es la acción que ajusta las operaciones a los estándares determinados. Su base de acción es la información de retorno. El control se aplica a las cosas, personas y actos. Chiavenato (2000).  

2.- Principios del control

        Hellrielgel, Jackson y Slocum (2002), afirman que no es tarea fácil diseñar controles y sistemas de control organizacionales eficaces. Un control o sistema de control debe diseñarse y evaluarse en términos de cinco principios o criterios básicos:

1.- Relación con las metas deseadas: el control o sistemas de control deben relacionarse con los objetivos que la organización desea lograr. Entre estos suelen hallarse mejorar el servicio al cliente, proteger los activos de la organización y mejorar la calidad de los bienes que produce y los servicios que presta.

2.- Objetividad: un control o sistema de control objetivo es imparcial y no lo pueden manipular los empleados en beneficio personal. Ejemplo, determinar y supervisar principios y prácticas para asegurar que los informes financieros reflejan la realidad con toda la objetividad y exactitud que sea posible. Por eso, un sistema de control para evaluar la eficacia de una organización debe basarse en diversos criterios.

3.- Integridad: un control o sistemas de control íntegro comprende todas las acciones y metas que cabe esperar en la organización. Por ejemplo, si se evalúa a un gerente de compras con base únicamente en los costos por pedido, se corre el riesgo de desatender la calidad. Igualmente, si a un vendedor se le evalúa sólo con base en su volumen de ventas, se puede pasar por alto el servicio posterior a la venta. Es por ello, necesario equilibrar los controles cuantitativos (mensurables) y cualitativos (subjetivos).

4.- Oportunidad: un control o sistema de control oportuno ofrece información en el momento en que más se necesita. Por ejemplo, la oportunidad puede medirse en segundos para evaluar el grado de seguridad del desplazamiento de trenes y aviones; o en términos de meses a fin de valorar el desempeño de los empleados. Los sistemas de información basados en computadoras han desempeñado un papel de gran importancia en el incremento de flujo oportuno de información. Así por ejemplo, las cajas registradoras computarizadas (tiendas por departamento), proporcionan a los gerentes  de las tiendas información diaria sobre las ventas de cada departamento y sobre la rentabilidad de toda la tienda.

5.- Aceptabilidad: para que un control o sistema de control sea eficaz debe reconocerse que es necesario y adecuado. Si la gente lo ignora, los gerentes deben descubrir la razón. Quizás los controles deban desecharse o modificarse, respaldarse con recompensas por acatamiento y castigos por infracción, o bien, vincularse más de cerca con los resultados que se persiguen.

        En síntesis, en la producción (proceso de transformación) se aplican muchos controles formales. Ejemplo en  las empresas cerveceras, dichos controles comprenden sincronizar el cocimiento de la bebida, vigilar la temperatura de las tinas, efectuar un muestreo y pruebas de laboratorios de la cerveza en cada una de las etapas del proceso, e inspección visual de la bebida antes de envasarla. Por último, también se aplican controles de salida. En lo que se refiere a las cerveceras, estos controles van de la especificación de los niveles de inventario de los distribuidores a la supervisión de las actitudes de los clientes ante la cerveza y su comercialización.

        De allí que, los controles organizacionales que no cumplan razonablemente con estos cinco principios pueden causar más perjuicios que beneficios.

3.- Proceso de control

        Chiavenato (2000), establece que el proceso de control es cíclico y repetitivo, y sirve para ajustar las operaciones a los estándares preestablecidos. Afirme el autor que el control es un proceso de cuatro (4) etapas:

1.- Establecimiento de los estándares deseados: son criterios o disposiciones arbitrarios que proporcionan medios para establecer lo que deberá hacerse  y cuál es el desempeño o resultado que se aceptará como normal o deseable. Los estándares pueden expresarse en cantidad, calidad, tiempo o costo.

2.- Seguimiento o monitoreo del desempeño: etapa del control que acompaña y mide el desempeño. Para controlar el desempeño es necesario conocerlo y obtener información acerca de éste. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa sobre la operación que se lleva a cabo.

3.- Comparación del desempeño con los estándares deseados.: el desempeño debe compararse con el estándar para verificar las desviaciones o variaciones, y establecer si estos están dentro del límite de  tolerancia.

        La comparación del desempeño con lo que se planeó no solo busca localizar las variaciones, errores o desviaciones, sino también predecir resultados y localizar las dificultades para alcanzar mejores resultados en las operaciones futuras.

4.- Acción correctiva, si es necesaria: la acción correctiva busca lograr que lo realizado esté de acuerdo con lo que se pretendía realizar. De este modo, la acción correctiva incide sólo sobre las cosas excepcionales, es decir, los casos que presentan desviaciones o variaciones más allá de lo tolerado.  

[pic 1]

4.- Tipo de control

        Según Hellrielgel, Jackson y Slocum (2002), hay dos modalidades generales de controles organizacionales: los preventivos y los correctivos.

• Los controles preventivos son mecanismos destinados a disminuir errores y, por tanto, reducir al mínimo la necesidad de acciones correctivas. Se diseñan para reducir la cantidad y gravedad de las desviaciones que exigen una acción correctiva. Las reglas, reglamentos, normas, procedimientos de reclutamiento y selección, los programas de capacitación y desarrollo funcionan principalmente como controles preventivos. Dirigen y limitan las acciones de empleados y gerentes por igual.
• Los controles correctivos están diseñados para alinear los resultados y las acciones deseadas con las normas y los objetivos organizacionales establecidos. Son mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar acciones o resultados indeseables y,  por ende, conseguir el apego a los reglamentos y las normas de la organización.

5.- Técnicas de Control

        Las técnicas de control son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Münch (2008). Asegura la autora que entre las técnicas de control más usuales se mencionan:

1. Sistemas de información: contabilidad; auditoria (financiera, administrativa, ambiental); presupuestos; reportes (informes); formas; archivos (memorias, expedientes), entre otros.
2. Gráficas- Diagramas: proceso, procedimientos; Gantt; entre otros
3. Estudios de métodos: Tiempos y movimientos estándares, entre otros.
4. Métodos cuantitativos: redes (camino critico; PERT); modelos matemáticos; investigación de operaciones; estadística, cálculos probabilísticos, entre otros.
5. Control interno: se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son.

1. La obtención de información correcta y segura
2. La protección de los activos de la empresa
3. La promoción de la eficacia en la operación.

        El control interno busca optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra perdidas, entre otras.

...