Estructura organizacional y control interno

Estructura organizacional y control interno

Eliecer Lema Neira

Auditoria y control interno

Instituto IACC

30 de Agosto de 2021

Desarrollo

Una pequeña empresa del sector minero, situada a 100 km al noreste de Antofagasta, opera las 24 horas del día. Para ello cuenta con 3 turnos diarios de operación, de 8 horas cada uno. Además, existe un turno administrativo de lunes a viernes, entre las 8:00 y las 17:00 horas. La empresa cuenta con 300 trabajadores propios y alrededor de 500 trabajadores contratistas, quienes realizan distintos servicios indirectos a la producción. Las funciones están claramente separadas entre la Administración y la Operación. La Operación consta de los procesos Mina y Planta. La mina tiene la misión de extraer el mineral desde las entrañas de la tierra y dejarlo puesto en las puertas de la planta. Para ello opera a rajo abierto y realiza las siguientes operaciones unitarias o procesos básicos: perforación, tronadura, carguío y transporte, y servicios de apoyo. Cada uno de esos procesos es dirigido por un jefe de proceso. La dirección de todo el proceso se encuentra a cargo del superintendente de Mina. Por su parte, la planta tiene la misión de procesar el mineral alimentado desde la mina y convertirlo en un concentrado, que es el producto final. Para ello realiza los siguientes procesos básicos: chancado (para disminuir el tamaño de las rocas entregadas por la mina en ambiente seco); molienda (para reducir el tamaño a nivel de partícula en ambiente húmedo); flotación (para separar el mineral y la escoria); espesamiento; filtrado y secado (para obtener, finalmente, el concentrado que se deposita en una cancha especialmente acondicionada para ello). Además, debe manejar el proceso del tranque, donde se acumulan los líquidos y partículas sólidas residuales del proceso. Cada uno de estos procesos es dirigido por un jefe de proceso. La dirección del proceso completo la realiza el superintendente de Planta. Tanto Mina como Planta utilizan equipos de alto costo y muy especializados, cuya detención significa grandes pérdidas. Por ese motivo se les debe entregar mantención intensiva. Antiguamente, existía una Superintendencia de Mantención que cubría ambos procesos, pero, por un tema de mayor eficacia, se optó por separar la función en una Jefatura Mantención Mina y una Jefatura Mantención Planta, dependiendo cada una de ellas del respectivo superintendente de mantención mina y mantención planta.

Tanto el proceso administrativo como el operacional, es liderado por un gerente general, quien es designado por el Directorio. Al gerente general le reportan directamente las siguientes unidades:

a) Gerencia de Administración y Finanzas: tiene a su cargo todo el proceso administrativo y lidera a las jefaturas de Contabilidad (generación de la información contable); Finanzas (administración de los recursos financieros); Abastecimiento (administración de los materiales requeridos por los procesos y la faena en general. Para realizar su gestión cuenta con un encargado de bodega y un ingeniero de materiales); Contratos (administración de la contratación de servicios, con apoyo de 3 analistas de contratos) y Servicios Industriales (trabajos menores al interior de faena, tales como mantención de campamentos; aseo industrial. Cuenta con cuatro asistentes de obras).

b) Gerencia de RRHH: tiene a su cargo toda la dirección del proceso de gestión del recurso humano, incluyendo compensación, beneficios, capacitación y asistencia social; cada una de estas funciones es realizada por un analista específico. Los sueldos son pagados desde la sede central en Santiago.

c) Gerencia de Producción: tiene a su cargo todo el proceso de producción, liderando a las Superintendencias Mina y Planta, respectivamente.

d) Gerencia de Prevención de Riesgos: asesora al gerente general en materias de seguridad industrial y control ambiental. Supervisa a cuatro prevencionistas de riesgos y dos analistas de información que procesan las estadísticas del área. Para resolver el tema de autoridad en faena durante el período entre las 17:00 y las 8:00 horas y días festivos, se ha creado la figura del ingeniero senior residente y la del ingeniero residente. Todos los profesionales deben realizar estas funciones aparte de sus funciones normales, de acuerdo a un sistema de turnos acordado con la Gerencia de RRHH, recibiendo a cambio una compensación en días libres que puede programar a su gusto. El ingeniero senior residente es denominado así porque se trata de un profesional con más de 10 años de experiencia, y es el encargado de solucionar cualquier problema que se produzca en ese intervalo. Para ello, debe alojar en faena aquellos días en que le corresponda ese turno. Por su parte, el ingeniero residente es denominado así porque tiene menos de 8 años de experiencia, y su función es apoyar al ingeniero senior residente en cualquier actividad que este le solicite (por lo tanto, también debe alojar en faena). Cada día, al finalizar su turno, preparan un informe gerencial con las novedades producidas. La bodega funciona entre 8:00 y 17:00 horas. El protocolo establece que, si los mantenedores necesitan sacar un repuesto debido a alguna urgencia fuera del horario de funcionamiento, deben ir acompañados del ingeniero senior residente y deben levantar un acta indicando todas las características del repuesto. Esa acta queda en el mostrador de la bodega, para que al día siguiente sea ingresada la transacción. El gerente de Administración ha sido advertido por el bodeguero de que esta situación se está repitiendo continuamente y que va en aumento. “Es como si las fallas de los equipos esperaran la noche para ocurrir”, ha dicho el bodeguero. Por otra parte, los inventarios mensuales de repuestos entregan cada vez diferencias mayores entre el físico (lo real) y los registros. Entre los servicios subcontratados se encuentra el control de acceso. Existe una garita de control a la entrada, donde todo vehículo que entra o sale es inspeccionado, y se registra el número de patente y nombre del conductor. Los guardias han reclamado porque, en general, el personal de la empresa se niega a detenerse para la revisión de rutina y alegan de que son tratados como ladrones y que los guardias actúan como gendarmes de prisión.

Se pide:

1.- Explicar cuál es la estructura organizacional que tiene la empresa. Para ello, se pide construir un organigrama basándose en la información entregada.

Se puede apreciar, según lo expuesto, que la empresa cuenta con organigrama establecido en cuanto a labores, según se realizaron modificaciones en área mantención con el fin de mejorar eficiencia de trabajo y evitar tener equipos sin funcionamiento.[pic 1]

Se puede diferenciar claramente:

Alta Dirección: Existe un directorio, probablemente es una sociedad anónima con varios directivos y un presidente de directorio, a quien le rinde cuentas el gerente general designado por ellos mismos.

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