El papel del profesional de la información frente a la iniciativa de e-gobierno

El papel del profesional de la información frente a la iniciativa de e-gobierno

Resumen.

El profesional de la información tiene el papel y rol más importante en la iniciativa de e-gobierno en Bogotá Colombia, puesto que la gestión de documentos y la administración de archivos son complementos en todos los procesos y procedimientos de las organizaciones, tanto así que los archivistas no han asumido decisiones  o dinamismos, no se han apropiado del alcance de la administración electrónica.

Palabras claves. Gestión documental, Gobierno Electrónico, Profesional de la Información, Programa de gestión documental, Retos, Tecnologías de la Información TIC.

En su análisis, Zapata muestra uno de los problemas al cual los archivistas están expuestos en la sociedad de la información y es como se debe integrar la gestión documental a la iniciativa de gobierno electrónico ya que se complementan uno al otro, estos no se debe trabajar por separado y es allí donde el profesional de la información debe exponer, apoyar y en ocasiones liderar la iniciativa de e-gobierno. No solo se debe manejar desde las TIC o las oficinas informáticas, este tiene componente de administración documental, entre ellos la conservación de la memoria institucional de la organización, el control de la producción de documentos.

 Con el fin de facilitar la comprensión del problema que plantea para los archivistas la implementación del gobierno electrónico en cuanto a su impacto en la gestión documental, conviene analizar algunos casos particulares.  Si las entidades no implementan una adecuada gestión documental en el desarrollo de los proyectos de e-gobierno, exponen no sólo el éxito de dichas iniciativas, sino la preservación de la memoria corporativa, la cual se hace cada vez más inmaterial, debido al aumento del volumen de documentos electrónicos que hoy produce la administración pública.” (Zapata, 2015, p.9)

Por consiguiente, hay un caso en particular y es que la iniciativa debe estar articulado con el Programa de Gestión Documental (PGD), ya que este impacta en toda la organización, interviene en toda la producción documental, racionalizando trámites, aportando un mejoramiento en los procesos de las entidades.

En el estudio realizado por Zapata (2015), sobre la gestión documental y el gobierno electrónico, se analiza la implementación de e-gobierno en varios países de América Latina, resulta interesante la investigación en México, puesto que se resaltan  elementos como el liderazgo la transparencia de la información y la participación activa de la ciudadanía. Zapata (2015) afirma que “Los alcances de un programa de gobierno electrónico están directamente asociados con los niveles de acceso a Internet y al grado de cultura digital de la ciudadanía.”(p. 10). Dicho esto se confirma que el profesional de la información debe trabajar de la mano con la tecnología, particularmente en México el éxito de esta iniciativa dará resultados, en la mejora de racionalización de trámites, la eficiencia en la administración de las organizaciones y por supuesto la reducción de la producción de documentos en el aspecto ambiental.  

Por otro lado, el estudio realizado en Colombia – Bogotá expuesto por Zapata (2015),  donde se evidencia que es importante realizar un diagnóstico principalmente a los sistemas de información, por consiguiente esta la realización de políticas encaminadas a la integración y el  aprovechamiento de los recursos tecnológicos.

En desarrollo del gobierno en línea, la administración de la capital formuló un conjunto de políticas sobre administración electrónica, a partir de las políticas establecidas por el gobierno nacional. Consolidar y fortalecer la gestión documental pública para promover la eficiencia de la administración y garantizar la información como un activo, un derecho de la comunidad y un patrimonio de la ciudad.” (Zapata, 2015, p.9)

Adicionalmente, el archivista debe velar por la transparencia, el acceso a la información y una de la mejor manera es la contribución y formulación de estas políticas, se debe tener una visión a corto, mediano y largo plazo, factores como el desarrollo de las tecnologías, los sistemas de información. Con estas políticas se beneficiaran los ciudadanos, las organizaciones, servidores públicos, grupos étnicos, etc.

Es importante hablar de evaluación de la gestión documental desde punto de Gobierno Electrónico, ya que es visto como una necesidad. Evaluar todos los procesos documentales ya que desde el origen, la producción de un documento, la gestión del mismo, constituyen la administración y por ende la formación de archivos físicos y electrónicos, la consulta, la conservación y el acceso ya que son proceso que el profesional de la información debe tener presente a la hora de crear un modelo de evaluación.        

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