Elementos que se utilizan para archivar 2

Elementos que se utilizan para archivar.Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todosestén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.En toda organización las finalidades del archivo son:•Ser el centro de la información y de la documentación.•Proporcionar los mejores servicios al menor coste.•Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.•Asegurar la conservación de los documentos.Finalidad del archivo en la empresa.La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las actividades mercantiles necesitan un soporte documental. Cualquier empresa emite yrecibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentación. Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por unaparte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criterio y la conveniencia de la propia empresa.En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archivo:•DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestionesque se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si son los de la actividad interna.•DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoriamente por ley. en si son documentos que siempre van a estar.•DOCUMENTOS HISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades terminadas, y los que se acumulan por razones comparativas, estadísticas, etc.Guía manual del archivo.El manual de archivo documental es un proceso de suma importancia en cualquier entidad, ya que no solo es un requisito de ley, sino que también, conlleva al mejoramiento continuo, pues esta es una herramienta ligada al proceso de calidad la cual permite el curso claro y exacto de la documentación creada tanto internamentecomo lo que llega de entidades externas.Muebles que se utilizan para archivar.Archivo verticales.Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.Equipos Electrónicos.Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la comp

utadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos deuna computadora.Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. Pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. Ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto locual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas,tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros,el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentran la información necesaria.Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicarlo que ha quedado archivado o debe archivarse.Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de lascarpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.Guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivoes indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.Elementos que se utilizan para archivar.En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivar correctamente en función de nuestras necesidades. Vamos a ver cuáles son los más comunes:- Carpetas. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestañas o zonas donde identificar la documentación que estamos guardando.Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas,etc. El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubicación física.Carpeta perforadaGuía para carpetas suspendidasCarpeta suspendidaCaja carpeta- Guías. Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpeta. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más rápida.Guía con separación alfabéticaGuías adhesivas - Indicadores o separadores. Son elementos que se suelen colocar entre la documentación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. La diferencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos coloresy por ellos se identificará la documentación que separan. También se usan como elemento señalizador, por ejemplo, para recordar un determinado documento, hacer una llamada de atención etc.Pinzas. Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de distintostipos: de percha, individuales, etc.Perchas con pinzasPinzas y clips 

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