“En la vida diaria siempre se obtiene información antes de desarrollar alguna actividad, esto implica que para tomar alguna decisión se requiere un previo conocimiento a fin de tener mayor precisión o mayor certeza al ejecutar la actividad.

Sistema de Información

“En la vida diaria siempre se obtiene información antes de desarrollar alguna actividad, esto implica que para tomar alguna decisión se requiere un previo conocimiento a fin de tener mayor precisión o mayor certeza al ejecutar la actividad.

Los datos obtenidos son organizados, por lo que se dispone de la información para tomar la decisión, es decir la información es la base de las decisiones.

Existen requisitos mínimos para la buena información:

• Debe ser oportuna: debe estar disponible en el momento en que deba ser utilizada para resolver el problema.
• Certeza y aproximación a la realidad: debe ser cierta y representar razonablemente los fenómenos que se deban describir.
• Utilidad: que posea el grado de análisis requerido por cada nivel de la organización.
• Completa: debe cubrir las necesidades de los usuarios.
• Confiabilidad del sistema que la genera: desde la captación de los datos, su procesamiento eficaz y la salida de informes en tiempo y forma.

A partir de la información se toman decisiones de manera personal, organizacional y/o social.

Las organizaciones son una agrupación de personas (sistema social) que comparten intereses comunes y se interrelacionan realizando actividades que les permitan alcanzar los objetivos fijados. Éstas junto a las personas que conformamos parte de la sociedad, debemos entender que integramos un mundo sometido a avances e innovaciones incesantes que necesita de información y a su vez la genera y envía continuamente. Frente a los cambios tecnológicos, sociales y económicos cabe mencionar que existen organizaciones que han ido evolucionando para acompañar y hacer frente a éstos.

Como se mencionó anteriormente, mediante la información se toman decisiones, para lo cual se realiza un proceso, a saber: identificar el problema, resolver el problema y decisión final.

Dentro de las decisiones se pueden diferenciar dos tipos:

• Decisiones Programables: derivan de una situación rutinaria que se repite a menudo, creándose un proceso para su resolución. Son tomadas generalmente en el nivel operativo.
• Decisiones no Programables: son nuevas y no están estructuradas, no poseen un procedimiento para resolver el problema que se presente. Son tomadas por los niveles superiores y tácticos de la organización.

De acuerdo a las responsabilidades de decisión que se da en una pirámide organizacional, se genera una estructura jerárquica que cuenta con tres niveles:

• Nivel superior o estratégico: necesita información para la elaboración de políticas y estrategias de la organización. Las decisiones tomadas en este nivel afectan a toda la organización.
• Nivel medio o táctico: la información está destinada al control de la gestión operativa. Aquí las decisiones afectan a un área específica.
• Nivel inferior u operativo: requiere información de cómo debe realizarse la actividad que desarrolla o el servicio que presta. El margen de decisiones es escaso.

Las organizaciones se encuentran influenciadas por el contexto externo e interno. El primero está constituido por todos aquellos factores que siendo ajenos a ella, afectan su desenvolvimiento, pero que son necesarios para su supervivencia. A partir de ello se configuran un contexto favorable, aquel que brinda condiciones propicias para el crecimiento de la organización o un contexto desfavorable, que es aquel que permite un escaso margen de crecimiento.

El segundo, contexto interno, involucra a la estructura y a los participantes de la organización. Constituye el marco donde se llevan a cabo los procesos decisorios y donde se relacionan los recursos materiales y humanos en forma coordinada para la ejecución de actividades”.

Sistemas de información

Sistema: es un conjunto de reglas y procedimientos con que se hace o funciona una cosa y también es un conjunto organizado de cosas para cumplir un objetivo o función.

Características de los sistemas:

• Confiabilidad: los sistemas por medio de sus controles, mejoran sus resultados permitiendo que los usuarios utilicen el producto de manera casi automática.
• Aceptabilidad: para su utilización por parte de los usuarios internos o externos.
• Economía: los beneficios obtenidos deben ser mayores a los costos incurridos.
• Flexibilidad: debe adaptarse a los cambios originados en el concepto.
• Oportunidad: las salidas del sistema deben suministrarse en tiempo y forma a los usuarios.

Cabe  mencionar  los elementos que caracterizan un sistema: partes que lo integran, interrelación entre las mismas y un objetivo, es decir, podemos definir el concepto de sistemas referido a las organizaciones como el conjunto de partes diferentes entre sí, que cumpliendo una función determinada e interactuando con las demás permiten alcanzar el objetivo fijado.

...