Ensayo De Archivos Municipales

INTRODUCCIÓN

El nuevo Municipio Colombiano, adquirió el compromiso de ser artífice de su propio desarrollo, así como de la toma de decisiones de manera autónoma, contando para esto con el deber y responsabilidad de sus gobernantes y comunidad, y según mandato constitucional, lo ordenado por la ley 136 de 1994, que hace alusión a la descentralización administrativa y demás disposiciones relacionadas.

Al asumir esta situación, se pone de manifiesto múltiples falencias, que aun cuando se han ido superando, persisten algunas que condicionan negativamente el avance de los procesos de desarrollo político, administrativo, técnico y cultural, entre las cuales podemos señalar las dificultades que afrontan los funcionarios de las administraciones municipales en el ejercicios de sus funciones derivada del inadecuado manejo del flujo de la información, ocasionado pérdida de tiempo y serios problemas en la en la gestión administrativa, lo cual condiciona la aplicación de los principios rectores de la administración municipal, (eficacia, eficiencia, publicidad, transparencia, moralidad, responsabilidad e imparcialidad ). Así mismo, los actuales archivos de estas entidades, a pesar de constituir patrimonio documental al tiempo que fuente de información, se encuentran en general con problemas de almacenamiento, de organización y acceso para la administración municipal y la comunidad en general en tanto que es obligación de las administraciones municipales velar por los principios rectores, normas constitucionales y legislación vigente, sería necesario, tomar medidas urgentes mediante programas, planes y proyectos que respondan a las demandas de los miembros de la localidades urbanas y rurales e iniciar un proceso de integración de los archivos del orden municipal a fin de compartir información y apoyo mutuo.

Archivo es un conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos por las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entiende por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

Esta definición es la oficial, pero no funciona para un archivo municipal. Para el primer elemento si funcionaría. El archivo municipal se crea para la gestión administrativa en el siglo XII. El archivo municipal, no es una institución cultural, es un servicio central de la administración.

El archivo municipal según la definición que dio Lliset en los años 70, es un archivo general de la administración municipal encaminado a la conservación de los documentos recibidos en la entidad o producidos por la misma encaminado a informar a las autoridades y funcionarios propios, a otros organismos o al público sobre hechos pretéritos relacionados con la administración municipal. Y está encaminado fundamentalmente a proporcionar un eficaz medio de conocimiento y control de dicha actuación.

OBJETIVOS

El archivo municipal es el servicio general de la gestión municipal. Sus objetivos son:

1) La conservación de los documentos producidos y recibidos en la entidad.

2) Informar a las autoridades y funcionarios propios.

3) Informar a otros organismos administrativos y a los ciudadanos.

4) Informar de cualquier actuación municipal que se refleje en los documentos.

5) Control y conocimiento de la información.

6) Mejorar la gestión administrativa municipal,

7) Asegurar los derechos jurídicos de la corporación.

8) Asegurar los derechos jurídicos de los ciudadanos.

9) Conservar la documentación para hacer historia.

La primera acción está relacionada con el control de la gestión administrativa. El archivo municipal va a participar en la gestión administrativa de los documentos. Parten de las directrices para organizar los archivos de oficina. Estudia e identifica las series documentales que se están produciendo, hace el estudio previo de valoración. Propone los plazos de transferencia, selección, eliminación o conservación. Tiene que diseñar un sistema de organización y descripción que permita la recuperación rápida de las unidades documentales.

Hay que recuperar la documentación muy rápidamente. Es un sistema preciso de organización y descripción.

Tiene la obligación de conservar documentación para la historia del municipio. También tiene la obligación de la difusión de los fondos.

Sus documentos interesan a todos los habitantes de la ciudad. Es un archivo central, público, local, abierto, de gestión, intermedio e histórico.

NORMATIVIDAD

En primera instancia es importante analizar, que los archivos municipales hacen parte de la estructura del Estado, para lo cual es necesario mirar cuales son los fines del estado colombiano, porque son los mismos que tienes los archivos. Como se sabe, a partir de la constitución de 1991, el estado deja de ser un esto de derecho para convertirse en lo que hoy conocemos como estado social de derecho, circunstancia esta que se encuentra definida en el artículo primero de la constitución política y en el ART. Séptimo del decreto 2626 de 1994, que es el estatuto municipal

EL MUNICIPIO COMO ENTIDAD TERRITORIAL.

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS. <Decreto INEXEQUIBLE> Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general (Constitución Política, art. 1).

Se puede hablar que los archivos municipales están obligados a garantizar derechos como es de la intimidad, consagrado en el art. 15 De la constitución igual mente como el de acceder a los documentos públicos señalado en el art. 74 de la constitución, o el derecho de petición fijado en el art. 23 de la misma posterior mente en el art. 209 de la constitución se establece los principios de la función administrativa, es decir para que existe la administración pública. En tal caso se determina que la administración pública está al servicio de los intereses generales, definición fundamental para la organización y manejo de los archivos. Quiere

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