Ensayo General

Elaboración de un plan que permita organizar la información

recolectada y generada durante el ciclo de vida de un proyecto

INTRODUCCION

En el cambiante mundo de hoy, mucha es la cantidad de datos, estadísticas e indicadores que nos rodea. Toda esta información no es estática, fluye de manera tangible e intangible dentro de procesos, sistemas y métodos, convirtiéndose en la materia prima esencial para generar nuevos datos y repositorios de información.

La gerencia de proyectos no escapa a esta condición, está estrechamente ligada con este concepto. Debemos recordar que “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” , (La Guía del Pmbok, 2008). Este significado nos da a entender que la información se mueve bajo el mismo concepto, destinada a continuar cambiando, evolucionando por su paso dentro de un proyecto y destinada a ser la clave para generar ese resultado único, ahí radica su importancia. Ahora bien, durante la elaboración de un proyecto, es de carácter obligatorio la recolección de un gran cumulo de información que nos permita definir muchos aspectos intrínsecos del proyecto. Tan importante es la información dentro de un proyecto, que la misma funge como la enzima que multiplica y hace crecer al mismo.

En muchas ocasiones no advertimos la necesidad carente de manejar la información no solo considerando el análisis sistemático de la misma, generando datos y documentos relevantes para el proyecto, sino que una vez que hemos sacado provecho de ella no nos detenemos a organizarla con el mismo esfuerzo.

LA INFORMACION COMO UN SISTEMA DENTRO DEL PROYECTO.

Normalmente un proyecto es generado por la necesidad de resolver una determinada situación e implica iniciar un proceso de investigación. Como toda investigación requiere de una metodología que facilite la estructuración del contenido y por ende de la información. Esta metodología reúne, a su vez, varias exigencias bien sean institucionales, técnicas o científicas, dependiendo de las características del proyecto a desarrollar y de las necesidades a resolver.

De igual manera todo proyecto se elabora por fases, entre otras: de definición, de diseño, de programación, de prueba, de aceptación y de instalación. Cada una de estas fases es importante y antecede a la otra en su ejecución y desarrollo.

De la administración de la información en el contenido de cada una de las fases descritas, va a depender su aceptación, comprensión y apoyo por parte de los entes o autoridades involucrados. La información en cada fase debe ir acompañada de los soportes técnicos y herramientas que faciliten su comprensión y deben estar perfectamente reseñadas las fuentes de donde proviene.

Es importante que la información facilite la comprensión de la situación que se pretende describir, desarrollar o resolver en el contenido del proyecto, por lo que se hace necesario que la misma sea presentada de acuerdo a una estructura o plan previamente establecido y definido.

Para entender mejor el contexto que queremos desarrollar, es importante definir el concepto de información, según Idalberto Chiavenato, (año 2006).

"es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir el

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