Excel Y Acces

¿Qué es una base de datos Access?

Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Según Microsoft Corporation (2013):

“Access es una herramienta de diseño e implementación de aplicaciones de base de datos que se pueden usar para realizar un seguimiento de información importante. Pueden conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web,...”

2. Creación de bases de datos y relaciones

Puesto que para acceder al programa de formación Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales, se tiene como prerrequisito conocer previamente acerca de estos dos programas, en esta unidad sólo se hará un repaso rápido de la creación de bases de datos, las propiedades de sus campos y las relaciones entre estos. Para ampliar su conocimiento sobre el tema, se recomienda consultar los enlaces externos que se encuentran en menú principal de programa: Materiales de programa / Materiales del apoyo / Enlaces externos.

Ambos programas organizan los datos en columnas, también denominadas campos, que almacenan un tipo específico de información o tipo de datos.

Sus beneficios son muchos:

• Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.

• Crear informes sobre los datos y verlos en varios formatos.

• Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla.

• Con Access se pueden crear reportes de alta calidad que se pueden ejecutar en cualquier momento.

• En Access se encuentra una gran variedad de formularios que uno mismo puede diseñar y controlar.

Excel no es un sistema de administración de bases de datos. Es un software de hoja de cálculo que almacena unidades de información en filas y columnas de celdas denominadas hojas de cálculo. La tarea más común que se realiza en Excel es la administración de listas como números de teléfono y datos de personal. Por el contrario, Access almacena los datos en tablas que parecen hojas de cálculo pero que están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en campos de otras tablas.

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