Excel Y Acces

Los datos en las hojas de cálculo son extraordinarios para preguntarse, ¿ Qué ha sucedido ? o para hacerse preguntas como ¿ y si ?, ¿ cómo se verían afectados nuestros ingresos si las ventas de mobiliario aumentasen en un 20 % ? . Siempre se puede guardar una versión alternativa de un libro de trabajo y crear fórmulas para calcular los efectos de nuestros cambios, pero se puede conseguir el mismo efecto definiendo uno o más conjuntos alternativos de datos e intercambiándolos entre los datos originales y los nuevos conjuntos creados.

Existen varias funciones avanzadas de Excel que permiten analizar los datos algunas de estas funciones son:

- Frecuencia

- Moda

- Escenarios

- Tablas dinámicas

Frecuencia

Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.

Sintaxis

FRECUENCIA(datos;grupos)

Datos es una matriz de un conjunto e valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.

Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenido en datos.

Observaciones

FRECUENCIA se introduce como una fórmula matricial después de seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribución.

El número de elementos de la matriz devuelta supera en una unidad el número de elementos de grupos. El elemento adicional de la matriz devuelta devuelve la suma de todos los valores superiores al mayor intervalo. Por ejemplo, al sumar tres rangos de valores (intervalos) introducidos en tres celdas, asegúrese de introducir FRECUENCIA en cuatro celdas para los resultados. La celda adicional devuelve el número de valores en grupos que sean superiores al valor del tercer intervalo.

La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.

Las fórmulas que devuelven matrices deben introducirse como fórmulas matriciales.

Ejemplo

Para realizar esta función:

- En una sección de la hoja de cálculo escriba los posibles valores (sobre los que trabajará la frecuencia)

- Seleccione los renglones de la derecha a los valores de frecuencia y con estas celdas seleccionadas escriba la función frecuencia siguiendo la sintaxis indicada

- Para que funcione, al terminar debe de dar CTRL-SHIFT-ENTER, si no hace esto no aparecen los datos en toda la matriz

Moda

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición.

Sintaxis

MODA(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

Observaciones

Los argumentos deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A.

En un conjunto de valores, la moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central y la media es el valor promedio. Ninguna de estas medidas de la tendencia central tomada individualmente proporciona una imagen completa de los datos. Supongamos que los datos están agrupados en tres áreas, la mitad de las cuales es un valor bajo que se repite y la otra mitad consiste en dos valores elevados. Tanto PROMEDIO como MEDIANA devolverán un valor situado en una zona central relativamente vacía, y MODA devolverá el valor bajo dominante.

Ejemplo

1

2

3

4

5

6

7

A

Datos

5,6

4

4

3

2

4

Fórmula Descripción (Resultado)

=MODA(A2:A7) Moda, es decir, número que se repite con más frecuencia (4)

Escenarios

Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos.). Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.

Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.

Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).

Crear un escenario

Ocultar todo

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. Haga clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse

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