FUNCIÓN DESPACHO

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL

EXTENSIÓN VALENCIA AMPLIACIÓN - SAN JOAQUÍN

Despacho de Materiales

Integrantes: Aquino Lisneydy Bravo Nairobis León Vanessa Peralez Leynis Peraza Yorelis Sección: 61

Gestión de Almacenamiento II

San Joaquín, Enero, 2014

FUNCIÓN DESPACHO

Despacho

Es la realización de la entrega planeada en una venta y la forma como nuestro producto sale de nuestro poder a ubicarse en las manos del cliente. Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea ágil y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organización. ( http://html.rincondelvago.com/gestion-de-almacenes.html)

La función principal del despacho es abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos de producción, o en su caso, de los productos terminados al departamento de embarques, requeridos para su venta. El despacho es el acto de enviar una determinada mercancía a un destino final, tiene inmersas una serie de actividades tales como: seleccionar el vehículo, embalajes, ubicación en muelle de carga, personal y equipos de cargue, ubicación de la mercancía, facturas y remisiones, documentos de viaje e instrucciones de ruta, sellos de seguridad y entrega al transportador.

Funciones principales en el proceso de despacho:

Almacenista

1. Inspecciona las condiciones del producto a despachar, de acuerdo con la “Lista de Verificación de Despacho y Entrega” y comunica al montacarguista la carga del producto terminado a efectuar en el camión del transportista.

2. Verifica el producto cargado comparándolo con la Lista de Verificación en el Despacho”.

3. Genera los documentos de despacho y lo firma.

4. Obtiene firma del conductor en la Nota de Entrega.

5. Copia 2 de la Nota de entrega para vigilancia

6. Entrega original de la nota de entrega al cliente.

7. Original y Copia de la factura para ser devuelta firmada, acuse de recibo

Administración

8. Archiva la copia de la Nota de Entrega y del recibo de pago para control interno.

Factores a considerar en los procesos de Despacho:

• Tiempo de entrega: El tiempo entre el momento de pedido y entrega debe ser inferior o 4 días.

• Información: Mensualmente se debe enviar reporte de estado de pedidos a las divisiones.

• Stock de mercancía: Los stock de mercancía deben ser mínimos.

• Devoluciones: Los niveles de devolución por mercancía mal despachada deben ser nulos.

El nivel de atención y eficiencia depende de:

• Existencias adecuadas de cada producto

• Cumplimiento de producción en entrega de productos

• Claridad en el texto de los pedidos.

• Celeridad en la aprobación de cupos y de despachos.

Este es el área responsable de suministrar con oportunidad los materiales requeridos por los departamentos de producción, mantenimiento y otros de servicio, así como los productos terminados solicitados por el departamento para surtir los pedidos de clientes. Para el buen funcionamiento de esta área del almacén, los materiales o productos solicitados que han sido tomados del área de almacenamiento y llevados al área de entrega deben:

• Ser trasladados por el medio mecánico más adecuado.

• Ser acompañados del documento de salida correspondiente, debidamente autorizado, como puede ser un vale de salida, una remisión o una factura.

• Ser revisada en cantidad y calidad, mediante el cotejo de la mercancía contra el documento de salida.

• Los materiales auxiliares para empaque deben haber sido solicitados y surtidos con oportunidad y en cantidades suficientes.

• Los aparatos de medición, las herramientas de fleje o engomado y demás útiles necesarios, deberán tenerse en un lugar ordenado para facilitar las maniobras de manejo de los productos y su rápida entrega.

PROCESO DE DESPACHO

El proceso de despacho se inicia una vez que un pedido de Cliente es registrado en el sistema, de esta forma la persona encargada del almacén procede a preparar dichos pedidos y despacharlos. Dependiendo del método de despacho la compañía podrá preparar una carga con un solo pedido de cliente o bien una carga que contenga más de un pedido de cliente, situación que se produce cuando se desea abastecer una ruta de reparto.

Las actividades de recibo y despacho se dan de manera continua en los almacenes, bodegas y centros de distribución. Los almacenes requieren de una coordinación de actividades entre proveedores y clientes manteniendo constantemente un flujo de información.

Las tareas de recibir las mercancías exigen cuidado y protección de las mismas, puesto que éstas permiten el desarrollo y gestión de la organización y dar respuesta a los clientes en los procesos de distribución. Dichas mercancías recibirán un proceso interno de almacenamiento, control sobre las materias primas e insumos para la fabricación de productos, manejo de inventarios, alistamiento, manipulación, acondicionamiento entre otras. Los procesos de Recibo y despacho inician con una orden de compra siendo esta una solicitud dirigida al proveedor donde se especifica características, cantidades, además de términos de pago y de entrega.

- Carga: Es un conjunto de bienes que se transportan empaquetados o sin empaquetar.

- Embalaje: Es un recipiente o envoltura que contiene productos de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. Otras funciones del embalaje son: proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. Dentro del establecimiento comercial, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural.

- Área de Despacho: El área de despachos es un área de apoyo y servicio para la compañía cuya actividad principal es entregar los

...