Formas.

Concepto De Formas

Es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información en la empresa.

Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de las piezas de construcción más esenciales de todos los sistemas de información para la administración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas.

Objetivos y Clasificación De Las Formas.

Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son

• Lograr el control de las operaciones.

• Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:

• La organización de los datos.

• La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo.

Las formas como parte integral del diseño de sistemas. La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables.

Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrador.

Clasificaciones de formas:

• De acuerdo a su presentación:

1. Simples: Son aquellos documentos de información que se encuentran sustentados por una sola forma y que poseen copias anexas.

2. Compuestos o complejos: Se encuentran formados por más de una hoja y son elaborados con base en u formato previamente establecido, con base en esquema de archivos o almacenamiento.

• De acuerdo a su uso:

1. Para originar una acción: Se da con el fin de iniciar una serie de pasos de un grupo de objetivos.

2. Para registrar información: Se orienta a guardar información que posteriormente puede ser consultada. Por lo tanto su llenado debe ser correcto, ya que la información omitida puede ser de gran uso más adelante.

3. Para informar resultados: Son aquellos que se cuantifican o analizan en los procesos que se encuentran estandarizados.

• De acuerdo a su elaboración:

1. Manuales: Son formas llenadas de manera manual.

2. Semimecanizados: se utiliza tanto la parte manual como la mecanizada (computadoras, maquinas de escribir, entre otros)

3. Mecanizados: Son aquellos que se elaboran completamente de manera mecanizada.

Esquema General De Formas.

Las partes que comprende un formulario:

• Encabezado: Se encuentra en la parte superior y contiene al menos el título, número y feche de elaboración.

• Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante a procesar. En caso de facturas se encuentran campos como código de producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, los mismos son indispensables.

• Área de observación: Contiene información que se considere necesaria para elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información del formulario.

• Autorizaciones: Es un campo para personas involucrados en el que colocan su aprobación para el procesamiento de la información.

• Márgenes: Son partes en blanco, y debe contener cuatro márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo.

Técnicas Para El Diseño De Formas.

Para diseñar un formulario se debe tomar en cuenta ciertas bases como contar con el espacio suficiente para los datos, ya que la falta de espacio hace la elaboración y calidad del mismo sea deficiente.

La forma debe contener los espacios apropiados, de manera vertical como horizontal, y lo mismo se hace preparando con antelación un diseño de la forma, con todas las entradas normales anotadas en él como guía.

Al disponer de espacio adicional, se aumenta el ancho de las columnas o casilleros que puedan aprovecharlo. Como son los asignados a nombres, descripción, entre otros. De no contar con el espacio, se revisan otros a manera de reducirlos y poder ganar el espacio necesario, siempre y cuando no afecte la utilidad de la forma o formulario.

Determinación Del Tipo De Información Que Debe Ser Procesada A Través De La Forma.

Uno de los principios en el relleno de las formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios. En tal sentido los campos que tienen la información deben estar claramente definidos y establecidos. De tal forma la información contenida en el formulario tiene dos formas:

• Información fija: Es la que viene impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida.

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