Foros Temático Sena

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

¿Cuál es la importancia de la administración documental y como se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Su importancia dentro de una organización es que nos ayuda con el proceso de la elaboración de documentos debidamente planeados y organizados, pues si nos apoyamos con los cuatro elementos básicos tendremos un plan que seguir, ya que cada uno de estos tiene una misión específica para la planeación e implementación de tareas y de nuevas estrategias sobre el manejo de las actividades ya constituidas. Dándonos un orden preestablecido y mejora continua.

Pues gracias a la coordinación que debe haber en cuanto a la documentación y la comunicación podemos llegar al archivo de manera veraz, recordando que sus funciones son cinco las cuales debemos tener en cuenta para llegar al éxito, esto facilita la búsqueda de documentos y ayuda a la conservación de estos reduciendo costos y espacios, la finalidad de esto se verá reflejada en la memoria corporativa y así las organizaciones pueden continuar con sus actividades ya establecidas.

La información, datos o archivos bien almacenados ayudan y da una ganancia para una búsqueda ya que esto optimiza el proceso, lo agiliza y nos ayuda también en la identificación de documentos obsoletos o inservibles, lo cual gracias a esta administración documental lo podemos desalojar de manea segura.

-Mencione 5 aspectos de la ley 594 de 2000 y 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006 que haya identificado en la empresa que labora o conoce

Leyendo el material como primera medida encontré que el objetivo es establecer reglas con el fin de que las organizaciones tengan establecidos ciertos parámetros en cuanto a la manera de mantener los archivos y papelería importante.

La empresa que tome como referencia es el archivo de seguridad industrial de la obra en la cual trabajo actualmente y a continuación los 5 aspectos del ACUERDO No. 027-2006.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

...