Función De Los Portadores De Información

Función de los portadores de información

• Función informativa: Hace conocer el mundo real, posible o imaginario, con un lenguaje comprensible.• Función literaria: Posee una intencionalidad estética, busca crear belleza.• Función apelativa: Intenta modificar comportamientos. Incluye órdenes o fórmula de cortesía.• Función expresiva: Manifiesta en el emisor emociones, afecto, etc.

Sistema de administración de formulario

ANALISIS DE FORMULARIOS.

Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.

Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.

CLASIFICACIÓN:

Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;

Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.

De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.

Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto numero de copias indicando en cada uno, su destino.

Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.

Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar gráficamente como circulara el nuevo formulario.

Diseño del formulario

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño.

Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias previstas?

¿Es lógica la secuencia de los datos?

¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?

¿Esta autorizado el diseño del formulario?

¿Cuál es el departamento origen?

¿Cuál es la finalidad del formulario?

¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un subtitulo?

¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un número de serie?

¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?

Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:

¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?

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