GUIA DE ESTUDIO

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

CONCEPTO Y CONTENIDO

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente de los que se puede disponer en cualquier momento bien porque se tienen físicamente (saldo en caja) o bien porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).

Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el balance al principio del activo circulante.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Cuando el saldo de efectivos incluya monedas extranjeras, éstas deben valuarse al tipo de cambio técnico o de mercado, el mayor, en vigor a la fecha de los estados financieros.

OBJETIVOS

1. Existencia física: Verificar que realmente existe dinero por el saldo que muestra la cuenta.

2. Disponibilidad: Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos (por ejemplo en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etc.)

3. Valuación: En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas fueron valuadas al tipo de cambio oficial vigente en la fecha de cierre.

CONTROL INTERNO

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:

a) Separación de labores: Deben ser personas diferentes las que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones.

b) Fianzas: El personal que maneja los fondos y cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.

c) Fondos fijos: Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.

d) Firmas mancomunadas: En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben expedirse con dos firmas (y siempre nominativos).

e) Firmas autorizadas: Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administración o la Dirección.

f) Límites de pago: Deben existir límite en las firmas autorizadas para hacer pago.

g) Depósitos diarios: Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al día siguiente.

h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares: Los fondos fijos deben recontarse periódicamente cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estas trabajos deben hacerse, obviamente, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

PROCEDIMIENTOS

Aplicables a la revisión de caja:

I. Arqueo

Aplicables a la revisión de bancos:

II. Confirmación bancaria

III. Conciliación de saldos

Aplicables a ambas cuentas:

IV. Estudio y análisis de movimientos

V. Corte de ingresos y egresos

I.ARQUEO

Es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.

Al llevar a cabo un arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) es conveniente establecer un control simultáneo de todos ellos, bien arqueándolos al mismo tiempo o bien sucesivamente suspendiendo las operaciones de los que se vayan revisando.

b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del Auditor y atienda las aclaraciones a las dudas que surjan durante el arqueo.

c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.

d) Al concluir el arqueo debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.

Normalmente los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y, que por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos, el Auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes, vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para

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