Gestion De Las Colecciones

Introducción

Con el advenimiento de los nuevos cambios que la humanidad afronta al constituirse como una sociedad globalizada, rompiendo fronteras y limites geográficos, las implicaciones económicas y de desarrollo también han cambiado con suma radicalidad, ya en la actualidad se reconoce el papel preponderante que asume la información como nuevo recurso y factor económico, fundamentado en el planteamiento de algunos autores al denominar los actuales tiempos como la era de la información y del conocimiento.

Lo anterior incide directamente en nuevos focos de atención para profesiones relacionados con los aspectos determinantes en el proceso de la información en ciencias documentales, que tradicionalmente se centraban en el manejo de documentos en soportes tradicionales orientando su atención a la gestión de unidades de información, han tenido que replantear su estructura de operación frente a las nuevas innovaciones y a la aplicación de nuevas tecnologías, donde el profesional en información y documentación adquiere valores de responsabilidad agregados en cuanto a su compromiso frente a el entorno social y las comunidades de usuarios demandantes de información.

De igual forma, influyen también en el desarrollo del profesional en información todo lo relacionado a el término desarrollo o gestión de la colección tanto en una biblioteca , en donde se dice que su desarrollo es el siguiente; es el sucedáneo directo y evolutivo del proceso de selección que comenzó a germinar en Estados Unidos de Norteamérica, en la segunda mitad del siglo XIX, preocupados por obtener un mayor control sobre la composición de la colección. Hasta ese momento, los criterios y posibilidades de adquisición no estaban fehacientemente organizados y dependían de las donaciones recibidas, o de criterios no estandarizados. A partir de la aparición e instalación del término selección, también comenzó a mencionarse el de expurgo o descarte. Cualquier análisis alrededor del término, incluye el tránsito entre los conceptos de Selección y adquisición, hasta lo que hoy se conoce como Desarrollo de colecciones. Las condiciones que propiciaron este tránsito, han tenido como centro la satisfacción del usuario en medio de un escenario caracterizado por el significativo aumento en la producción de publicaciones, una aguda crisis económica global que incidió en la operación de compra/venta de información y sobre todo las nuevas formas de presentación de la información asociado con el desarrollo vertiginoso de las nuevas tecnologías.

Gestión de colecciones

La gestión o desarrollo de la colección "es un proceso que permite identificar las fortalezas y debilidades de la colección de materiales de una biblioteca con base en las necesidades de los usuarios y los recursos de la comunidad, y el intento de corregir las necesidades que se detecten".1 Comprende todo lo relacionado con la planificación, formación, evaluación y mantenimiento de la colección, constituyendo un proceso organizativo amplio, que abarca diversas actividades tales como determinar criterios de selección, evaluar las necesidades, realizar el proceso de adquisición, efectuar un estudio del uso de la colección, conservar, cooperar compartiendo recursos y expurgar.2 Se debe concretar en un programa escrito, accesible, revisado regularmente y acordado por la biblioteca de acuerdo a sus fines.

También, gestión de la colección es un objetivo prioritario de la Biblioteca que busca coordinar y facilitar las cuestiones relativas a la colección de la Biblioteca en lo referente a política de selección, adquisición y expurgo de los fondos (incluida la política de proveedores), control del presupuesto, evaluación del acceso y uso, políticas de preservación y conservación de todo tipo de materiales. Para desarrollar esta labor es necesaria una relación muy estrecha entre la propia unidad que coordina Gestión de la Colección, los demás servicios centrales, las bibliotecas de centro y los centros de documentación especializados para el servicio a sus usuarios y a la Universidad.

Así mismo, la gestión de la colección busca coordinar y facilitar las cuestiones relativas a la colección de la Biblioteca en lo referente a política de selección, adquisición y expurgo de los fondos, control del presupuesto, evaluación del acceso y uso, políticas de preservación y conservación de todo tipo de materiales.

Desarrollo de colecciones

Es un proceso que requiere del del establecimiento de unas políticas y procedimientos que sirvan como guía para la selección, adquisición y evaluación de los recursos multitipo en una unidad de información para su adquisición y enriquecimiento. En una biblioteca académica o escolar requiere del conocimiento del currículo, de la colección existente, de la escuela en términos de su visión y misión, metas y objetivos, de la comunidad, y de las necesidades informacionales e instruccionales de los usuarios.

Al mismo tiempo, en una biblioteca especializada corporativa requiere del conocimiento: del programa institucional, de la colección existente, de la visión y misión, metas y objetivos corporativos, de la comunidad a la cual ha de servir, y de las necesidades informacionales e instruccionales de los usuarios.

Necesidad de información

Otro concepto sumamente importante a la hora de entender los procesos que sigue el usuario en sus hábitos de información, es la necesidad de información, que se puede definir como la sensación de carencia de algo; es decir, es «aquello que un individuo debe poseer para su trabajo, investigación, educación etc.». En este concepto se encuentran implicadas valoraciones muy personales, pues lo que para uno es una Información importante para otro puede ser irrelevante.

El primer paso para resolver una necesidad de información es DEFINIR LA NECESIDAD. En esta etapa nos aseguramos de comprender qué es lo necesitamos y cómo lo vamos a alcanzar. Al definir una necesidad hacemos una serie de preguntas que nos permitan establecer un esquema de organización para satisfacer dicha necesidad.

Una necesidad de información es “una brecha en el conocimiento de una persona que se experimenta en el nivel consciente como una pregunta, da lugar a una búsqueda de una respuesta. Si la necesidad es urgente, la búsqueda puede llevarse a cabo con la diligencia hasta que el deseo se ha cumplido”.

Las necesidades son manifestaciones diversas y pueden generarse por causas diferentes. Estas pueden ser simples o complejas como por ejemplo: – Elegir una universidad para estudiar – Comprar una casa – Hacer una monografía – Escoger el seguro para un auto – Búsqueda de empleo

Satisfacer una necesidad de información conlleva buscar, conocer y validar datos. El proceso por el

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