Gestion Doc

Fotos IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Hoy en día para toda empresa es muy necesario tener una base de datos o archivo documental organizada, ya que la adecuada gestión documental de una empresa es igual o representa el desempeño profesional de la misma, es importante para la memoria documental de una institución y en especial para la que laboro que es la Policía Nacional, ya que es una institución pública la cual existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad de archivo desde la creación del documento hasta su destinación final; ya que mencionados documentos pueden servir como testimonio de alguna prueba en un procedimiento o de información para la institución o a la ciudadanía.

No hay que desconocer que también la necesidad de cada empresa en su ganas de competir a nivel mundial con las demás empresas se exigen tanto en su forma laboral como documental para obtener una certificación esto ayudaría a que la empresa tomara nombre y credibilidad y se estandarizaría a nivel nacional e internacional.

La finalidad de la administración documental es ddisponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Ya que los archivos que genera cualquier empresa sea cual sea su función nos puede nutrir de una Gran Cultura, y mencionados documentos nos pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones basadas en los antecedentes que reposan en cada base de datos.

Por eso todas las personas que laboramos en una empresa somos responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que creamos y obtenemos, para así brindar a las personas que necesiten mencionada información una forma fácil y concreta al consultarlos.

Es por eso que todas las empresas se están rigiendo por una ley de archivo la cual esta estandarizada con el fin de lograr la unificación de...

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y

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