Gestion Empresaria

LA EMPRESA COMO UN PATRIMONIO EN MOVIMIENTO

LA EMPRESA Y LOS TERCEROS INTERESADOS EN LA EVOLUCION DE SU PATRIMONIO Y DE SUS RESULTADOS

Concepto de empresa, objetivos, ciclo operativo

La empresa, en el sentido en el que se usará el término en este texto es una unidad organizada compuesta por un grupo humano y por recursos materiales que se constituye para alcanzar determinados objetivos.

De acuerdo con el tipo de objetivos propuestos, las organizaciones se clasifican en:

a) organizaciones confines de lucro

Comerciales: se ocupan de la compraventa de bienes.

Industriales: se ocupan de la producción de bienes y su posterior comercialización.

Financieras: se ocupan de obtener, prestar y colocar dinero propio y / o ajeno.

De servicios: se ocupan de prestar un servicio determinado.

b) organizaciones sin fines de lucro tales como:

las deportivas, religiosas, culturales, militares, asistenciales, de beneficencia, etc.

En general coincidimos con la apreciación que hace Enrique Fowler Newton en su libro Contabilidad Básica al expresar que aunque el objetivo de toda entidad con fines de lucro es maximizar sus ganancias, éste puede ser el más importante pero no el único objetivo.

En nuestro país las actuales circunstancias económicas (año 1993 por ejemplo), han llevado al empresario a conformarse con obtener ganancias razonables y en algunos casos, simplemente a sobrevivir en el tiempo, así como a lograr algún tipo de beneficio no económico como el reconocimiento de la comunidad por su labor.

De todos modos, el objetivo de obtener ganancias se encuentra presente en la formación de toda empresa.

Para el logro de sus fines todas 1as organizaciones necesitan realizar operaciones tales como las de comprar, transformar los bienes adquiridos produciendo otros bienes, vender. cobrar, pagar y otras. Estas operaciones modifican la cantidad y calidad de los bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a la empresa. En la medida en que las operaciones y transacciones con terceros aumentan, el control a ejercer sobre los recursos se hace más complejo.

Esa secuencia normal de operaciones que parten de tener dinero para adquirir bienes, transformarlos, venderlos y cobrarlos se denomina “ciclo operativo normal” . En la vida real de una empresa, la iniciación y finalización de cada ciclo operativo constituyen superposiciones constantes y reiteradas, variando según el tipo de actividad que se trate, la duración de este ciclo operativo. Este lapso puede durar desde algunos días (compra y venta de bienes) hasta varios años en las empresas que necesitan para la obtención del producto terminado períodos prolongados de tiempo, como por ejemplo un astillero que fabrica una embarcación de gran tonelaje.

Sea cual fuere el tipo de empresa. para poder trabajar eficazmente, sus integrantes necesitan estar informados acerca de los recursos existentes y de los resultados de las operaciones realizadas.

También necesitan información acerca de la empresa, terceros ajenos a ella, que no tienen acceso directo a los registros contables de la misma.

El sistema que proporciona esta información es la contabilidad.

Es lógico suponer que, dada la gran cantidad de tareas que deben llevarse a cabo en una empresa, existe una división del trabajo. Un grupo de personas se ocupa de la función de ventas, otro de producción, otro de finanzas, otro de las relaciones con el personal, otro de registrar todas 1as operaciones e informar a los distintos sectores sobre la marcha de la empresa, otro del control general, etc.

En cada sector o área se produce una gran cantidad de información: ventas diarias realizadas, gastos de publicidad, comisiones adeudadas a vendedores, materia prima utilizada, mano de obra productiva, mano de obra ociosa, gastos de mantenimiento del equipo de producción, combustible utilizado, existencia de productos en el depósito. Etc. Toda esta información que circula en la empresa en forma escrita o verbal. se perdería si no confluyera hacia algún sector que la ordene, clasifique, registre, archive, y / o reelabore con fines de información externa e interna. Cuando mayor sea la envergadura de la empresa, mayor es la necesidad de que un sector o área se ocupe de dicha función.

Si la empresa esté integrada solamente por una persona que es la propietaria y al mismo tiempo la que lleva a cabo todas las funciones dentro de la misma, un quiosco, por ejemplo. la función de ordenamiento y registro de los datos que surgen de las operaciones se cumple casi exclusivamente en la memoria de esta persona. Cuando necesita realizar un nuevo pedido de mercaderías, tendrá en cuenta las que tiene en existencia todavía (mirando simplemente su stock) y las que vendió en el último mes o semana (cifra que recuerda de memoria). Cuando tiene que abonarle a un proveedor. Mirará las facturas impagas, que de alguna manera habrá archivado o lo recordará de memoria.

Es evidente que en una empresa donde se realizan numerosas operaciones de producción, compras. pagos. cobros, ventas. etc.. debe contarse con un sistema que permita ordenar y anotar los datos y comprobantes que contienen estas operaciones, de tal manera que cuando se necesiten puedan conocerse enseguida, y que además proporcionen una medición aproximada del patrimonio. Esta medición se hace indis¬pensable por dos razones:

a) el control de las operaciones realizadas y,

b) la toma de decisiones sobre las operaciones a realizar en el futuro.

El área o sector hacia donde confluye la información para su procesamiento lo denominaremos Sección Contaduría, Contabilidad General, Gerencia de Administra¬ción, u otra denominación similar.

De este modo existirán distintos tipos de datos que se procesan para ser utilizados interna o externamente en la empresa como podemos apreciar en el siguiente cuadro:

Datos de ventas

Datos de producción Informes para

Datos de personal Procesamiento uso externo

Datos de tesorería de

Datos de compras datos Informes para

Datos de operaciones uso interno

con bancos. etc.

En el esquema anterior hemos ubicado al sector que procesa la información entre un flujo de entrada de datos que provienen de las operaciones que ha efectuado la empresa, volcadas en comprobantes de distinto tipo y forma (facturas de venta. informes de productos terminados, fichas de personal con sus horas trabajadas, órdenes de pago, facturas de proveedores, boletas de depósitos bancarios. etc.) y un flujo de salida de información elaborada con destino hacia el contexto externo (acreedores, accionistas, el Estado, etc.) e intemo de la empresa (directores, gerentes. etc.).

Veamos un ejemplo: todas las ventas diarias, transcriptas en facturas de venta con indicación de cada vendedor, llegan al sector contaduría. Allí se controlan sus cálculos, se ordenan por fecha, se controla su secuencia numérica, y se registran.

Cuando se desee conocer el monto de ventas de un período o las ventas efectuadas por determinado vendedor, a los efectos de control o de información a terceros, este sector preparará el informe correspondiente a partir de los datos que ha procesado previamente. De tal modo, este sector se transformará en la “gran memoria de la or¬ganización” .

LA ORGANIZACTON DE LA EMPRESA

Su estructura formal. Los recursos humanos y materiales existentes. Los requerimientos de información para la toma de decisiones.

La organización interna de la empresa, es decir lo que llamaremos “estructura” , abarca todas las tareas que deben llevarse a cabo en una empresa. por ello existe una división del trabajo. Un grupo de personas se ocupa de la función de ventas, otro de producción, otro de finanzas, otro de las relaciones con et personal, otro de registrar todas las operaciones e informar a los distintos sectores sobre la marcha de la empresa, otro del control general, etc.

La estructura formal de las empresas la podemos apreciar mediante la lectura del organigrama de la misma y su correspondiente manual de funciones. En este cuadro estarán establecidas las relaciones jerárquicas existentes entre los distintos funcionarios de la organización y en el manual de funciones se explican con detalle los alcances de cada función; sus responsabilidades y las de sus subordinados.

Determinadas de esta forma tas áreas de responsabilidad, las funciones y la autoridad de cada cargo, habremos armada una estructura en la que se ejecutará el plan de acción que permita lograr los objetivos de la empresa.

Con el organigrama tendremos las áreas de responsabilidad claramente definidas logrando un equilibrio adecuado entre los esquemas técnicos teóricos y el potencial humano con que realmente cuenta la organización.

El organigrama es un elemento dinámico dentro de la empresa, pues debe estar preparado para sufrir tantos cambios como sean necesarios según el proceso de crecimiento y/o desarrollo de cada organización en particular.

Cada área de responsabilidad estará a cargo de un gerente y así tendremos el siguiente esquema usual en una organización mediana, donde el manual de funciones define las correspondientes a cada cargo e indica los recursos humanos que la organización asigna a cada área, departamento o sector.

Para llevas a cabo tal tarea es imprescindible contar con información confiable dentro de la organización. Esta información será proporcionada por la gerencia administrativa de la empresa a las restantes áreas,

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