Grafica de gantt

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 Administración de la Producción II Tutor: Prof. Noemé Yasen TEMA: Aplicación práctica del Diagrama de Gantt en la administración de un proyecto ALUMNA: Handl, Karen Alexis DNI Nº: 36.606.311 CARRERA: Licenciatura en Administración de Empresas – Facultad de Ciencias Económicas – Universidad Nacional de Tucumán PERÍODO LECTIVO: 2 do cuatrimestre 2014 1 RESUMEN En este trabajo se realiza una introducción teórica a la administración de proyectos o Project Management y al Diagrama de Gantt. Con respecto a este último, se establecen los pasos para crearlo, se mencionan sus ventajas y desventajas, se dan ejemplos de diagramas de Gantt y se nombran algunas herramientas informáticas para crearlos. Luego, se aplica toda esa teoría a un proyecto real que se trata de la duplicación y lanzamiento de una tienda online de e-commerce, para que comience a operar en otro país (Portugal) siendo que operaba anteriormente en España. Se debe producir el nuevo sitio online en portugués, en el transcurso de 2 semanas. La empresa es un emprendimiento de fundadores argentinos, pequeña, con menos de 2 años de operación y cuenta con 5 trabajadores, no todos a tiempo completo. Palabras Clave: Diagrama de Gantt – Administración de Proyectos – Project Management 2 APLICACIÓN PRÁCTICA DEL DIAGRAMA DE GANTT EN LA ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Introducción La administración de proyectos se da en muchas empresas, de cualquier tamaño (chico, mediano o grande) y actividad (empresas de producción, de servicios, de comercialización, etcétera). Entonces, es importante que las personas que forman parte del proyecto, y sobre todo los administradores, conozcan y sepan utilizar las herramientas que ayudan a gestionarlo. Una de esas herramientas es el diagrama de Gantt, que resulta muy útil para planificar tareas, controlar, brindar un vistazo rápido y global del proyecto y para ayudar a que se cumpla con el mismo en el tiempo asignado. En el presente trabajo se realiza una introducción a la administración de proyectos y al diagrama de Gantt, para luego aplicar dicho diagrama a un proyecto real y concreto de una pequeña empresa, ilustrando todo lo expuesto anteriormente. 1.- La administración de proyectos La administración de proyectos, gestión de proyectos o Project Management es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporario diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitados en tiempo y en costos), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos, y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor. La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones normales de cualquier organización, las cuales son actividades funcionales repetitivas, permanentes o semi-permanentes que hacen a los productos o al servicio. En la práctica, la gestión de estos dos sistemas suelen ser muy distintos, y requieren el desarrollo de habilidades técnicas y gestión de estrategias diferentes. El primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta del proyecto, y los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos según la guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute) son: Administración del Alcance – Administración de Tiempos – Administración de Costos – Administración de Calidad – Administración de RR.HH. – Administración de Comunicaciones – Administración de Riesgos – Administración de Adquisiciones y Contrataciones – Administración de la Integración. 3 Por lo general, se nombra un gerente de proyecto para que encabece al equipo, coordine sus actividades y las actividades de otros departamentos relacionados con el proyecto y se haga directamente responsable ante el nivel más elevado de la organización. Esta exposición administrativa ejecutiva brinda al proyecto mucha pericia dentro de la organización, asegura la atención de los departamentos funcionales hacia el proyecto y alienta la cooperación entre el equipo del proyecto y otras unidades de la organización. Normalmente, la organización del proyecto se establece mucho antes de su inicio, de manera que se pueda desarrollar el plan del proyecto. El plan se establece antes de que empiecen sus actividades y se modifica conforme cambian las condiciones durante su desarrollo. El plan es el plano y guía general para lograr la conclusión exitosa del proyecto. Las funciones de planeación y control se desarrollan conforme avanza el proyecto y aseguran el desempeño oportuno de sus actividades dentro de estándares de costo y calidad. La generación periódica de diagramas, informes y programas actualizados mantienen en forma a todas las partes interesadas sobre su trabajo en particular, y acerca de cuándo debe ejecutarse cada actividad, qué acciones correctivas se requieren y qué problemas en particular deben vigilarse. 2.- Herramientas formales de programación y control de los proyectos Los diagramas de programación y de control son las herramientas más frecuentemente empleadas para administrar proyectos. Primero, cada diagrama planea y programa alguna parte específica del proyecto: ¿qué debe hacerse y cuándo? Segundo, conforme avanza el proyecto, los diagramas se actualizan para mostrar cuánto del plan ha sido realizado. De esta manera, los gerentes del proyecto pueden comparar los logros reales de los trabajos del proyecto con el avance planeado. Este procedimiento permite cambios racionales en el uso de recursos por la administración para completar el proyecto dentro de metas de tiempo, costo y calidad. Los dos métodos que se utilizan con más frecuencia para documentar los planes de un proyecto son los gráficos de Gantt y los diagramas PERT, pero hay muchos. En este trabajo nos centraremos en el diagrama de Gantt. 3.- Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista. El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente. Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una 4 herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente. A pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades. Dada la posición de cada tarea a lo largo del tiempo, se pueden identificar dichas relaciones e interdependencias. Por esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo. En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo. Una unidad mínima de trabajo (UMT) es el elemento de trabajo más pequeño e indivisible. Las unidades mínimas de trabajo se estiman mediante diversos métodos para posteriormente enlazarse entre ellas y programarse. Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas. Se dibujan barras horizontales para cada actividad o grupo de actividades a lo largo del tiempo, cuya longitud es proporcional al tiempo requerido para completarla. Después de haber preparado el diagrama de barras inicial, los gerentes pueden estar seguros de que todas las actividades del proyecto están planeadas, el orden en que deben ejecutarse se ha tomado en consideración, se incluyeron estimaciones de tiempo para finalizarlas y finalmente, se ha desarrollado el tiempo general estimado para completar el proyecto. El diagrama de Gantt se convierte en el plan general del proyecto. Conforme avanza el proyecto y las actividades se completan, el avance real se registra mediante el sombreado de las barras horizontales. ¿Cuánto debe sombrearse una barra de actividad? Se determina a través de estimaciones de porcentaje de terminación del trabajo involucrado en cada una. Por ejemplo, si se estima que una actividad está a la tercera parte (33,33%), entonces se sombrea una tercera parte de la barra horizontal. Periódicamente, estos diagramas se actualizan y se distribuyen a todos los participantes del proyecto. Sobre el diagrama se traza una línea vertical, que corresponde a la fecha del informe de estado. Se puede comparar el progreso de la actividad con la fecha del estado. Estos informes de estado permiten a los gerentes observar el avance de las actividades del proyecto, identificar áreas problema o cuellos de botella y desarrollar acciones correctivas para poner el proyecto otra vez en dirección al objetivo.

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