Guia Telmex Archivonomia

CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA

CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

1.- ¿Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas?

R.- Sistema nervioso

2.- ¿Que objeto tiene el trabajo de la oficina?

R.- Facilitar el trabajo de una empresa

3.- ¿De que naturaleza son las labores de la oficina?

R.- La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un papel, serelacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos.

4.- ¿Que clase de medidas puede tomar la Dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas.

R.- Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y esasí como puede la dirección, en el momento oportuno.*Dictar las medidas para incrementar la producción.*Reducir costos.*Estimular al personal.*Adquirir las materias primas.*Despachar los pedidos.*Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades.*Conceder los créditos*Mejorar los serviciosPor ejemplo, incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal, adquirir lasmaterias primas, despachar los pedidos, etc.

5.- ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina?

R.- En los archivos con la finalidad de proporcionar la información

6.- ¿Que funciones tiene la documentación de los Archivos?

R.-Guardar y organizar.

Garantizar la conservación y custodia.

Facilitar la documentación y la información. Tiene una función histórica de la institución, información sobre sus éxitos, fracasos, sus circunstancias y condiciones. En si tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora ysupervisora.

7.- ¿Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"?

R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e información que nos ayuda.

8.- ¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?

R.- Requiere de prácticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9.- ¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomia?

R.- Es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

10.- ¿De que se ocupa la Archivonomia?

R.- A la administración de los archivos, que comprenden la Planeación, Integración, Ejecución y Control.

11.- ¿Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos?

R.- PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales.

ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

CONTROL: como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecución.

12.- ¿Como se ha formado el termino Archivonomia?

R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nomè quesignifica regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto comoregistro de la información.

13.- ¿Que significado tienen los siguientes términos?

R.- ARCHIVAR: Acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos

.ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

14.- ¿Que es un archivo central?

R.- son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo.

15.- ¿Cuales son las características del Archivo local?

R.- Se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia, se forman tantos expedientes.

16.- ¿Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos?

R.- Los generales1

7.- ¿Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?

R.- Los archivos parciales.

18.- ¿Cuales son las divisiones de los archivos, por su destino?

R.- Son tres, archivos públicos, privados y secretos.

19.- ¿Que es archivo directo y que, archivo indirecto?

R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

ACHIVO INDIRECTO: estos requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

21.- ¿Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo?R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentación.

22.- ¿Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados?R.- son dos, archivos numéricos y alfabéticos.

23.- ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?

Local, mobiliaria y equipo, documentación y personal

24.- ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO YPOR QUE?

La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sustécnicas están destinados a aquellas.

La documentación porque en se integran todos los archivosademás de que su contenido es fundamental.

25.- ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?

Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. Ademásdel área ideal en forma rectangular y desechar la anchura.

26.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:

Área suficiente de forma, rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o unaserie de pequeñas superficies de forma irregular.

AREA:determinación del lugar y superficie con la que cuenta el local.

PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS:

el incendio y la

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