HERRAMIENTAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

HERRANIENTAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

¿QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS DEL PROCESO ADMINISTRTIVO?

Son una serie de técnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de disparidad o desequilibrio en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa.

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVODE LAS HERRAMIENTAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO?

Aprender el conjunto de técnicas efectivas y sencillas, que nos permiten identificar, analizar y solucionar problemas usando datos y procesos de razonamiento lógico y estructurado.

Aplicar las herramientas por medio de un ejercicio práctico y confirmar su efectividad en el control de calidad.

También son herramientas que podemos utilizar en nuestra vida diaria ya que estamos rodeados por un sin fin de procesos.

¿CUANTAS Y CUÁLES SON LAS FASES EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

En el proceso administrativo encontramos cuatro fases que son las siguientes:

1. La Planificación o planeación es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la selección de los cursos de acción que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para conseguir determinados objetivos del modo más eficiente.

2. La Organización comprende el establecimiento de una estructura global, formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa.

3. La Dirección es la función administrativa que trata de influir en las personas de la organización, para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de su unidad funcional y los objetivos de la empresa.

4. El Control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones habidas respecto de los objetivos.

¿QUÉ HERRAMIENTAS ENCONTRAMOS EN CADA UNO DE ELLAS?

LA PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? ¿Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

¿QUE ACTIVIDADES SON IMPORTANTES EN LA PLANEACION?

 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

Pronosticar.

 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

Anticipar los posibles problemas futuros.

¿CUÁLES SON LOS PROPOSITOS DE LA PLANEACION?

Establecer un esfuerzo coordinado que a la vez brinda una dirección tanto a los administradores como a los que no lo son.

Los interesados, saben a dónde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo.

Reducir la superposición y desperdicio de actividades.

La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicio y redundancia. Además, cuando los medios y los fine están claros, las ineficiencias son obvias.

Plantear objetivos o estándares que facilitan el control.

Sino estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar, ¿cómo podremos determinar si lo hemos alcanzado?. En la función de control comparamos el desempeño actual contra los objetivos, identificamos cualesquier desviación significativa, y tomamos la acción correctiva necesaria.

La falta de planeación puede dar lugar a un “zigzagueo” y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

Los administradores ven hacia delante, anticipan cambios, toman en cuenta el impacto de tales cambios, y a desarrollar respuestas apropiadas. Es decir la planeación reduce la incertidumbre.

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN

LLUVIA DE IDEAS

Podemos mostrar la calidad que puede verse en el uso de la lluvia de ideas para identificar problemas ya sea en el área de trabajo, en la familia, en la escuela y los distintos ambientes que concurrimos para encontrar las causas de un problema, para buscar una solución a una causa específica de un problema.

LOS COMPONENTES DEL GRUPO

Un moderador: el director o moderador es aquel que tiene que mantener la fluidez de la reunión, evitar las críticas a las ideas en las primeras fases del proceso y favorecer la participación de todos. Se trata de una dinámica de grupo efectuada en un ambiente relajado y propiciando la comunicación de todos

El grupo: el grupo no debe ser muy amplio, se recomienda habitualmente entre 5 y 7componentes y es aconsejable que sea interdisciplinar.

¿CUÁL ES OBJETIVO DEL MÉTODO DE LLUVIA DE IDEAS?

Este método es utilizado para la obtención de un objetivo el cual es el siguiente:

El objetivo de una sesión de la lluvia de ideas es trabajar como grupo para identificar un problema, y hallar, a través de una intervención participativa, la mejor decisión de grupo que lo solucione.

¿DÓNDE PODEMOS UTILIZAR EL MÉTODO DE LLUVIA DE IDEAS?

- Durante la definición de proyectos, para obtener una lista de posibles proyectos de mejora a abordar.

- Durante la fase de diagnóstico del problema, para obtener una lista de teorías sobre las causas de dicho problema.

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