Hoja de cálculo

INTRODUCCIÓN

Hoja de cálculo

Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información susceptible de colocarse en una casilla o celda definida por la intersección de una fila y una columna. La mayoría de estos programas tienen en común varias características, como la habilidad para copiar fórmulas o texto, insertar o suprimir filas y columnas, cambiar el formato de presentación de los datos, mover texto, valores o fórmulas de una posición a otra, imprimir el contenido de la hoja de cálculo, guardarla, congelar porciones (títulos) de la hoja e incluso dividir la pantalla.

Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo, mismo libro o incluso a partir de valores alojados en otros libros de Excel.

El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener mediante fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de números de forma rápida y fácil.

1.1.1. Aplicaciones de la hoja de cálculo

El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis profesional desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar la planificación y el análisis financiero, el análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los límites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del usuario.

El usuario puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial interés para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.

Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis que se desea hacer está compuesto por cálculos sistemáticos y repetitivos entre filas y columnas. Éste suele ser el caso del análisis financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o año los mismos cálculos y las mismas relaciones entre sus elementos.

INICIAR EXCEL

• Crear un acceso directo en Escritorio. Puede suceder que este icono no exista en todas las instalaciones.

• Menú de Inicio/ todos los Programas/Microsoft Office /Microsoft Excel 2010.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Al entrar en Excel presentará la siguiente ventana:

Barra de Inicio Rápido.

Barra de Título de la ventana de Excel.

Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).

Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas características en Office 2010. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opción “Inicio” en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas.

Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha “Inicio”.

Columnas de la hoja de Excel.

Filas de la Hoja de Excel.

Celda activa.

Indica la celda activa

Asistente para funciones.

Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro.

Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de la hoja de forma lateral.

Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.

Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda.

Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

La mayor parte del trabajo en Excel se hará en una hoja de cálculo, que no es más que una cuadrícula compuesta por filas y columnas. Cada celda (h) (intersección de una fila y una columna) estará identificada por una dirección particular o referencia la cual surge de unir el nombre de la columna con el de la fila.

1.4. Utilización de libros de trabajo

1.4.1. Funcionamiento de un libro de trabajo

Esta nueva versión de Excel tendrá una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, además, de guardar nuestras planillas en muchos otros formatos.

Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas

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