IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVO EN LA ADMINISTTRACION

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACIÓN

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión administrativa

Dentro de la empresa es normal que se produzcan documentos, que son materia de consulta y que ellos se conviertan en fuente de información. Por ello, la importancia de dejarla plasmada en algún tipo de documento que hasta hace algún tiempo solo se limitaba al soporte en papel.

Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la empresa requiere, además dejar una constancia y esa información individual será la que conformará los archivos administrativos, en principio y posteriormente se convertirán en archivos permanentes para la institución.

Los archivos son muy importantes en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa.

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad.

Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que la normalización de formatos necesarios para la producción documental.

Así mismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente.

Ayuda mucho también el buen manejo de los procedimientos que se requieren para el recibo, radicación y distribución de los documentos, mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

La aplicación de las tablas de retención documental es fundamental para la organización, transferencias, recuperación, preservación y conservación de la información, ya que estos procesos ayudan a tener claridad en el destino que daremos a nuestros documentos.

Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida y oportuna. Por lo tanto, es necesario encaminarlos para que éstos sean verdaderos centros de información y ofrezcan utilidad en la administración.

En la medida que esa función esté bien definida, se garantiza el manejo de los documentos y la administración de la información en general y, aunque las personas no permanezcan en la empresa, la función documental siempre estará vigente.

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