IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS ¿PORQUE SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS?
Enviado por mcamargo74 • 31 de Mayo de 2017 • Ensayo • 508 Palabras (3 Páginas) • 928 Visitas
SENA
MARIBEL CAMARGO RONDON
GESTION DOCUMENTAL
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
¿PORQUE SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS?
Todas las empresas deben manejar algún tipo de documento, cuando se compra, cuando se vende o cuando se realiza algún tipo de transacción. Todos esos documentos recopilados generan un archivo, pero como son innumerables los documentos que se generan no los podemos guardar en una carpeta y dejarlos así, porque cuando vamos a buscar un tipo de información no podemos empezar a revisar hoja por hoja o documento por documento a ver dónde la encontramos, por eso es que debemos archivarlos y ¿qué es archivarlos? Es guardarlos de manera ordenada y organizada en unas carpetas o folios.
Indica la historia que los documentos existen y está ligada directamente con las primeras formas de comunicación entre los pueblos para dar a conocer quiénes eran los gobernantes de cada país y como estaba conformado el país, en las antiguas civilizaciones utilizaban piedras, papiros, telas, madera.
Un concepto de archivo es el conjunto de documentos de tipo interno y externo de una empresa, teniendo en cuenta su fecha forma y soporte para su organización.
Los archivos son importantes porque es el resumen y la información de cada una de las transacciones que realiza la empresa
CLASES DE ARCHIVO
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo es decir, archivo de gestión, central o histórico.
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN ∙
Archivo centralizado, archivo descentralizado, Archivo descentralizado con control descentralizado, archivo descentralizado con control centralizado.
SEGÚN SU USO
Archivo activo, archivo semiactivo, archivo inactivo.
SEGÚN SU NATURALEZA:
Archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado
SEGÚN SU CICLO VITAL
Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Tiene que ver directamente con la organización de los archivos, las ventajas, Son características de los documentos que componen un archivo Documental. Simples, sencilla, Funcionales, Exactos, Técnicos.
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA: la más importante y que desencadena la secuencia es el orden para ejercer el control de los documentos, la responsabilidad es la dedicación y mantener actualizado el archivo, si el archivo es de bajo flujo se puede establecer un día a la semana para la organización del archivo , si el flujo es alto se debe disponer diariamente de un tiempo prudencial para su organización, si está organizado se puede determinar que la siguiente es la Prontitud que cuando se solicite esté listo inmediatamente, la cordialidad para que cuando nos soliciten el archivo sea de manera eficiente y eficaz la entrega, el sigilo el archivo es donde reposa toda la información de la empresa y se debe guardar de manera confidencial. La concentración tiene que ver con la organización para evitar posibles errores.
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