: INFORME DE ACTIVIDADES EN ARCHIVO.

INFORME DE ACTIVIDADES

La presentacion de este infome es para enunciar las activideades realizadas en la elaboracion del proyecto consistente en le RE-ORDENAMIENTO DEL ARCHIVO GENERAL de la empresa MAPARTEL

OBJETIVO

El desarrollo de trabajo en conjunto, informando a cada área del proceso que se lleva al archivar la documentación, así mismo finalmente tendremos un archivo ordenado, en óptimas condiciones y listo para cuando sea nuevamente requerida su consulta.

ACTIVIDADES REALIZADAS

• Se llevo la etapa de depuración del archivo muerto a partir del día 13 de octubre de 2015 al día 5 de febrero de 2016, con documentos del periodo 1988-2015 mandando a destrucción un total de 72 cajas de documentos extemporáneos y obsoletos, bajo la supervisión del contador Gabriel Jacobo Blanco y del Sr. José Antonio Ramirez Hernández.

• Se especifico el modelo de carpetas para el archivo, las cual llevan etiqueta pegada en el lomo de la misma.

• Fue preciso la descripción de las cajas que se utilizan para el archivo las cuales son de cartón para registradores, llevan pegadas a sus costados  2 hojas de registro con formato ya establecido, el cupo máximo es de 6 carpetas.

• Se utilizan siglas para identificar cada departamento de la empresa donde se genera documentación, las cuales son: DIRECCION-DIR; LEGAL-LEG; FINANZAS-FIN; FISCAL-FIS; CONTABILIDAD-CTB; CAPITAL HUMANO-CPH; ALMACEN-ALM; INGENIERIA-ING; PRODUCCION-PDC;  CALIDAD-CAL ; PROCESOS-PRO;MANTENIETO-MNT. al igual un numero consecutivo por caja general y área.

• Se coloca en cada caja en la parte superior derecha una etiqueta de color para identificar de que año son los documentos que contienen dichas cajas.

• Al ser nuevamente requerida para su consulta la documentación de cualquier area o año, el préstamo es previo a un vale realizado por la persona que lo solicita, esto es para tener un mejor control de la documentación en caso de maltrato, alteración o extravió.

• El envió de cajas al archivo general o destrucción es programado, dependiendo el volumen. la doc. de contabilidad, fiscal, r/h  y almacén, se conservara por 9 años. la documentación  ingeniería, producción, calidad, procesos y otras aéreas  su conservación será máximo 2 años. y considerar si el archivo es viable o no, esto se refiere a que si en algún momento se puede consultar nuevamente o es obsoleto, será preferible  destruir.

• A partir del día 6 de febrero al 1 de marzo de 2016 se lleva ya la      re-ordenación y clasificación del archivo general, partiendo del año 2006 al 2010 con un número de cajas consecutivo de la # 1 a la  

# 75.

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