Identificar el destinatario

INFORME

 Concepto

Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.

 Estructura

 Interna:

• Objetivo: el primer elemento a identificar cuando se escribe es precisa un objetivo; que para el caso del informe de auditoría interna su objetivo es claro: informar y comunicar resultados.

• Destinatario: definido el propósito del informe, el siguiente paso consiste en identificar el destinatario. ¿Para quién o para quiénes se escribe? ¿Quién o quiénes serán los lectores potenciales del informe? El punto de partida en este proceso es que el auditor se despoje del “yo”, que el informe se prepara para él; y que piense en el “ustedes”, los lectores del informe.

Por otro lado, lo que menos puede esperar un auditor interno es que su informe sea leído por la más alta autoridad de la organización; por lo general un alto ejecutivo es una persona muy ocupada que debe de distribuir su tiempo de manera ideal para aprovecharlo al máximo; si se le presenta un informe extenso, cargado de detalles, lo más seguro es que lo reciba como una animadversión. En vista de lo anterior, es recomendable que el informe sea con dos presentaciones: una sinóptica, de resumen, que sintetice los resultados o hallazgos y recomendaciones más importantes, y otra presentación detallada con toda la información necesaria que dé formalidad al trabajo realizado.

• Asunto: es la parte medular del informe; ¿Sobre qué va a escribirse?, evidentemente, sobre los resultados de una auditoría: los hallazgos, las observaciones, los señalamientos, las sugerencias, etc.

• Selección: de los papeles de trabajo, en especial de las cédulas analíticas de observaciones, que la auditoría ha producido ¿Cuáles van a ser utilizados en la preparación del informe?

• Jerarquización: elegido el material a utilizar en la preparación del informe, ¿Cuál es su importancia? Al aplicarle una escala de valorización el auditor va a procurar que emerjan y destaquen en su informe los aspectos fundamentales, y que estos no se vean desplazados u oscurecidos por cuestiones secundarias.

En conclusión, cuando llega el momento de redactar el informe, el auditor interno debe haber avanzado en alguno de estos pasos y elementos descritos. Siempre dará mejores resultados tener en mente e ir madurando el contenido del informe a medida que se realiza la auditoría, que comenzando a pensar en el hasta que se haya concluido.

 Externa:

• Ordenamiento: consiste en establecer una secuencia adecuada para el material que se dispone. Si se tiene en cuanta que todo escrito consta de tres partes: principio, cuerpo y final.

• Lenguaje: la selección de palabras, frases y otros signos de expresión adquieren una mayor importancia, porque sin ser el informe de auditoría un texto que persiga un propósito estético o literario, todo mundo está de acuerdo en su redacción, desde el punto de vista del lenguaje debe de ser correcta, clara y precisa.

• Tono: desde el momento mismo en que se registrar y documenta un hallazgo u observación, deberá de prevalecer en el auditor una actitud de cortesía y respeto hacia el auditado; actitud que se extiende hasta el comunicar los resultados de su actuación, pero sin que ello implique restar contundencia en sus observaciones y conclusiones, y persuasión en sus sugerencias y recomendaciones.

• Estilo: es la búsqueda de la manera expresiva más adecuada y conveniente para que un trabajo escrito tenga las condiciones de fuerza de trasmisión de un mensaje a través de una buena y eficaz redacción.

 Básica:

• Principio:

 Lugar y fecha de emisión

 Destinatario: responsable de la entidad auditada o a quien se decida para recibir el informe.

 Antecedentes que dieron origen a la intervención de auditoría.

 Propósito de la intervención.

 Alcance de la revisión.

 Limitaciones al trabajo.

 Personal asignado en la auditoría y tiempo empleado para el desarrollo de trabajo.

• Cuerpo:

 Hallazgos y observaciones

 Secciones o apartados especiales dedicados a las violaciones o a los estándares administrativos o de operación; mejoras potenciales, según su naturaleza.

 Resumen evaluatoria de correcciones operadas durante la auditoría.

• Final:

 Opinión y conclusiones del auditor.

 Comentarios y puntos de vista de los auditados.

 Sugerencias y recomendaciones, indicando la fecha límite para su aplicación y compromisos asumidos por los auditados.

 Párrafo de cierre, mencionar las facilidades y atenciones brindadas al auditor.

 Firma

• Anexos: documentos, datos o gráficas que constituyen la evidencia de los hallazgos y observaciones determinados, y proporcionen soporte a las recomendaciones del auditor. Indizar con un número los anexos y cruzarlos con la sección del informe al que se contraiga o refiera.

• Nota: el resumen del informe, destinado a la lectura rápida, deberá orientarse hacia los hallazgos y observaciones más relevantes, y en sus recomendaciones de mejoras potenciales, que son los aspectos que más interesa conocer a los ejecutivos.

 Redacción:

Consiste en combinar palabras, frases, oraciones y párrafos para expresar ideas previamente elaboradas.

Al elaborar un informe de auditoría interna, el auditor debe de tomar en cuenta dos aspectos esenciales:

1. Fondo: lo constituyen los elementos, soportes y conclusiones que el auditor utiliza para elaborar el informe.

2. Forma:

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