Identificar necesidades de formación de personal

Identificar necesidades de formación de personal

Las fuentes de necesidades

Métodos y técnicas de diagnóstico

Observación

Cuestionario

Entrevista

Definición de necesidades

En general, las organizaciones no cambian porque lo deseen; suelen cambiar porque "se ven obligadas". Y lo que las "obliga" son otros cambios que se producen fuera de ellas mismas y a los que han de adecuarse para seguir teniendo éxito en el cumplimiento de su misión.

Algunos de los motores del cambio podemos encontrarlos en el entorno: de una moneda por estado a una moneda única para gran parte de Europa; de la tecnología analógica a la digital; de la libertad a la prohibición de vender bebidas alcohólicas en las áreas de servicios de las autopistas o de la consideración del trabajo como "la maldición bíblica" a esperar de él estímulo y satisfacción.

Otros pueden ser inducidos por variaciones del mercado: el lanzamiento de un producto especialmente afortunado por parte de un competidor, o el que los clientes prefieran no invertir demasiado tiempo en efectuar las compras rutinarias.

La necesidad de responder a estos cambios es lo que habitualmente motiva cambios internos: desde la actualización del logotipo a la modificación del sistema de atención telefónica; la diferente consideración que se le presta a los clientes o la readecuación de los perfiles profesionales necesarios para ejercer determinada ocupación.

Si bien no todos los cambios que tienen lugar en la empresa requieren cambios de las cualificaciones de sus profesionales, la gran mayoría de ellos han de ir precedidos y/o seguidos de formación: cobrar o contabilizar en euros, manejar un nuevo sistema de atención telefónica o atender a un cliente insatisfecho requieren usualmente nuevos conocimientos, habilidades y/o actitudes, lo que implican la necesidad de formación.

El subsistema de formación aparece así como uno de los subsistemas de gestión de RRHH cuyo objetivo es garantizar a largo plazo la adecuación de las cualificaciones de las personas, necesarias para desarrollar una trayectoria profesional efectiva en la organización o, en su defecto, resultar empleables cuando acuden al mercado de trabajo.

Tanto los elementos que lo integran como una forma de ver la relación que los une aparecen en la figura siguiente.

Considerar la identificación de necesidades como la base del "edificio" representa la aceptación de la máxima "un buen diagnóstico equivale al cincuenta por ciento de la solución del problema".

Desde una perspectiva de gestión integrada de los recursos humanos, la identificación de necesidades sería fundamentalmente el cometido de otros dos subsistemas de gestión:

Selección, indicando las carencias formativas del personal de nuevo ingreso.

Evaluación del rendimiento, indicando las carencias de los demás empleados de la organización. Como no siempre estos dos subsistemas están explicitados en todas las organizaciones, trataremos brevemente a continuación la cuestión de la identificación de necesidades (véase figura 3).

Las fuentes de necesidades

Las necesidades de formación no existen "en sí mismas", están siempre relacionadas con situaciones concretas que las originan y que tienen que ver con el modo en que una organización en particular responde o debe responder globalmente a las demandas o "exigencias" de sus usuariosclientes.

Teniendo en cuenta que las empresas no invierten en formación con fines altruistas sino para garantizar su supervivencia en el mercado, las necesidades de formación "defendibles" vienen derivadas del análisis pormenorizado de su nivel de eficacia (hacer lo que hay que hacer) y eficiencia (hacerlo bien y empleando los mínimos recursos).

Existen tres "fuentes" principales para identificar y agrupar las necesidades de formación:

Los problemas o deficiencias de rendimiento encontrados en la actividad cotidiana: exceso o ruptura de stocks, falta de calidad de productos y/o servicios, rentabilidad por debajo de la media del sector, lentitud en la respuesta, etc.

Los nuevos proyectos que se pretende llevar a cabo: de cambio tecnológico, de inversión o desinversión, de organización, de desarrollo comercial, etc.

El contenido de los empleos actuales y su evolución previsible: motivada por cambios tecnológicos, de legislación,

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