Importancia en el manejo y conservacion del archivo para las empresas

LEGISLACION DOCUMENTAL

ENSAYO

JAIRO ENRIQUE CASTAÑEDA REAL

Importancia en el manejo y conservación del archivo para las empresas

Julián José Barragán García

Tutor

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTA DC

2016

INTRODUCCION

La ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones, dentro de su contenido entre otros indica la importancia que tiene para las empresas la conservación del archivo para su gestión, por tal motivo a través de este ensayo profundizare en el porque las empresas deben tomar las medidas necesarias que redunden en la conservación y correcto manejo del archivo.

ENSAYO

IMPORTANCIA EN EL MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO PARA LAS EMPRESAS

En cuanto a este tema es importante retomar el concepto de archivo según la Ley 594 de 2000 la cual en su articulo tercero reza “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”.

Según lo preceptuado en la ley 594 de 2000 indica claramente la importancia de los archivos no solamente para las empresas si no también para las personas y es que el archivo es trascendental en la vida diaria porque tiene una incidencia ilimitada en el correcto desarrollo de las funciones que son un sustento para el cumplimiento de las metas trazadas, dado que el archivo contiene la memoria histórica y con base en esa historia se toman decisiones que pueden llegar a ser productivas o improductivas.

Conforme a lo mencionado es vital que todas y cada una de las personas que integran una empresa se involucren con todo lo concerniente a la gestión documental porque el archivo es el centro de información de la empresa y al ser un centro de información presta un servicio invaluable que es el de medio de consulta, es por ello que la conservación  de todos los documentos que se encuentren bajo la custodia de éste es fundamental es por ello que se debe garantizar las condiciones mínimas que permitan dicha conservación y es que cada vez se observa con mayor frecuencia que algunas empresas tienen su área de archivo como comúnmente se dice  “por no dejar” o “por cumplir” sin que todavía se concienticen de su importancia.

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